Luottamuksellisten asiakirjojen turvallinen digitointiprosessi

Luottamuksellisten asiakirjojen digitointi vaatii enemmän kuin laadukkaan skannerin. Henkilötietoja, sopimuksia, kiinteistöasiakirjoja tai muuta arkaluonteista aineistoa käsiteltäessä koko prosessin on oltava hallittu aina aineiston vastaanottamisesta digitaalisten tiedostojen luovutukseen asti.

Vaasan Micro Copy on ratkaissut organisaatioiden arkistoinnin ja digitoinnin haasteita vuodesta 1980. Pitkä kokemus näkyy erityisesti vaativien ja kulttuurihistoriallisesti arvokkaiden aineistojen käsittelyssä. Digitointi tehdään tietoturvallisesti Vaasassa omalla kalustolla.

Turvallinen digitointi alkaa aineiston kartoituksesta

Ennen varsinaista digitointia on tärkeää selvittää, mitä arkisto sisältää, missä kunnossa aineisto on ja mitä sille digitoinnin jälkeen tehdään. Samalla voidaan määritellä käyttöoikeuksiin, säilytykseen ja tiedostomuotoihin liittyvät vaatimukset.

Vaasan Micro Copy voi toteuttaa arkiston läpikäynnin, seulonnan ja digitoinnin kokonaisuutena. Avaimet käteen -palvelu vähentää asiakkaan oman henkilöstön työmäärää ja auttaa varmistamaan yhdenmukaisen prosessin myös suurissa aineistomäärissä.

Henkilötietoja sisältävien aineistojen kohdalla käsittelyssä on huomioitava myös EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen eli GDPR:n vaatimukset. Julkishallinnon aineistoissa puolestaan digitointia voivat ohjata Kansallisarkiston vaatimukset.

Aineisto pysyy hallinnassa digitoinnin aikana

Luottamuksellisen materiaalin kohdalla olennaista on tietää, missä ja miten asiakirjoja käsitellään. Vaasan Micro Copy käsittelee aineistot Vaasassa omalla kalustollaan. Pk-yrityksen joustavuus mahdollistaa myös projektikohtaisten tarpeiden huomioimisen.

Digitointiprosessi voidaan suunnitella aineiston ominaisuuksien mukaan. Tavallisten paperiasiakirjojen lisäksi Vaasan Micro Copy digitoi mikrofilmejä ja mikrokortteja, suurikokoisia piirustuksia ja karttoja sekä sidottuja kirjoja. Digitointi tapahtuu aineistoa tarpeettomasti rasittamatta joten myös hauraat ja huonokuntoiset dokumentit ovat turvassa.

Digitaalisen aineiston laatu ratkaisee myös tulevaisuudessa

Turvallisuuden lisäksi digitoinnissa on huolehdittava lopputuloksen laadusta ja pitkäaikaisesta käytettävyydestä. Vaasan Micro Copy hallitsee Kansallisarkiston laatuvaatimusten mukaisen digitoinnin.

Projektista riippuen voidaan hyödyntää esimerkiksi OCR-tekstintunnistusta, joka muuttaa skannatun tekstin koneellisesti haettavaksi. PDF/A puolestaan on pitkäaikaiseen sähköiseen säilyttämiseen suunniteltu PDF-tiedostomuoto. DPI-arvo kertoo skannauksen tarkkuudesta eli siitä, kuinka monta kuvapistettä tuumaa kohti tallennetaan.

Oikeat tekniset valinnat tehdään aina aineiston käyttötarkoituksen ja säilytysvaatimusten perusteella.

Yli 45 vuoden kokemus tuo varmuutta vaativiin digitointiprojekteihin

Kun aineisto on luottamuksellista, ainutkertaista tai historiallisesti arvokasta, digitointikumppanin osaamisella on erityinen merkitys. Vaasan Micro Copy on palvellut asiakkaita vuodesta 1980. Kokemus yhdistyy nykyisiin digitointimenetelmiin, tietoturvalliseen käsittelyyn ja joustavaan palveluun.

Tutustu Vaasan Micro Copyn digitointipalveluihin tai jätä yhteydenottopyyntö arkistokartoitusta varten. Kartoituksen avulla voidaan selvittää turvallinen ja kustannustehokas tapa muuttaa organisaationne arkisto käyttökelpoiseen digitaaliseen muotoon.

Usein kysyttyä luottamuksellisten asiakirjojen digitoinnista

Missä luottamukselliset asiakirjat digitoidaan?

Vaasan Micro Copy käsittelee digitointiin toimitettavat aineistot tietoturvallisesti Vaasassa omalla kalustollaan.

Voidaanko henkilötietoja sisältäviä asiakirjoja digitoida?

Kyllä. Henkilötietoja sisältävän aineiston käsittelyssä on huomioitava GDPR:n mukaiset tietosuojavaatimukset sekä asiakkaan kanssa sovitut tietoturvakäytännöt.

Voiko Vaasan Micro Copy digitoida kokonaisen arkiston?

Kyllä. Palveluun voidaan sisällyttää arkiston läpikäynti, seulonta ja varsinainen digitointi, jolloin asiakas saa kokonaisuuden avaimet käteen -periaatteella.