Henkilöstöarkiston digitointi ja HR-integraatio
Henkilöstöarkistoon kertyy vuosien aikana huomattava määrä asiakirjoja. Työsopimukset, todistukset, päätökset ja muut henkilöstöhallinnon dokumentit voivat sijaita paperiarkistoissa, vaikka muu HR-työ olisi jo pitkälti digitaalista. Tällöin tiedon etsiminen vie aikaa, käyttöoikeuksien hallinta vaikeutuu ja fyysisen arkiston ylläpito sitoo resursseja.
Henkilöstöarkiston digitointi mahdollistaa vanhan aineiston tuomisen osaksi nykyaikaista tiedonhallintaa ja HR-järjestelmiä. Vaasan Micro Copy on digitoinut vaativia arkistoaineistoja vuodesta 1980. Pitkä kokemus yhdistettynä nykyaikaiseen digitointiteknologiaan auttaa toteuttamaan myös laajat henkilöstöarkistojen digitoinnit hallitusti ja tietoturvallisesti.
Digitointi on enemmän kuin asiakirjojen skannaamista
Toimiva henkilöstöarkiston digitointi alkaa aineiston kartoittamisesta. Ennen skannausta voidaan käydä läpi, mitä aineistoa arkistossa on, miten se tulisi luokitella ja mitä asiakirjoja on tarpeen säilyttää.
Vaasan Micro Copy tarjoaa arkistojen läpikäynnin, seulonnan ja digitoinnin tarvittaessa avaimet käteen -palveluna. Digitoinnin yhteydessä asiakirjoihin voidaan liittää sovitut metatiedot, kuten henkilön tunniste, asiakirjatyyppi tai päivämäärä. Näiden avulla tiedostot voidaan kohdistaa oikeisiin kokonaisuuksiin jatkokäsittelyä ja järjestelmään siirtämistä varten.
Tarvittaessa aineistossa voidaan hyödyntää myös OCR-tekstintunnistusta. Tämä voi parantaa tiedon hakemista ja jatkokäsittelyä.
HR-järjestelmäintegraatio kannattaa suunnitella ennen digitointia
Kun digitoitu henkilöstöarkisto halutaan siirtää HR-järjestelmään tai dokumentinhallintaratkaisuun, lopputavoite kannattaa määritellä jo projektin alussa.
Oleellisia kysymyksiä ovat esimerkiksi tiedostomuoto, metatietojen rakenne, nimeämiskäytännöt ja se, miten aineisto voidaan tuoda vastaanottavaan järjestelmään. Varsinainen tekninen integraatiotapa riippuu käytössä olevasta HR-järjestelmästä ja sen tarjoamista rajapinnoista tai aineiston tuontimahdollisuuksista.
Hyvin suunniteltu digitointiprosessi tuottaa aineiston sellaisessa rakenteessa ja muodossa, että sen siirtäminen osaksi digitaalista HR-ympäristöä on mahdollisimman sujuvaa.
Henkilöstöaineisto vaatii erityistä tietoturvaa
Henkilöstöasiakirjat sisältävät henkilötietoja ja voivat sisältää myös erityisen arkaluonteisia tietoja. Siksi tietosuoja ja käyttöoikeuksien hallinta on huomioitava koko aineiston elinkaaren ajan.
GDPR:n eli EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen näkökulmasta henkilötietojen käsittelyn tulee olla asianmukaisesti suojattua, ja tietoja tulee säilyttää vain niin kauan kuin niiden säilyttämiselle on perusteltu tarve tai lakisääteinen velvoite.
Vaasan Micro Copy käsittelee digitoitavat aineistot tietoturvallisesti Vaasassa omalla kalustollaan. Pk-yrityksen joustavuus mahdollistaa myös digitointiprosessin suunnittelun asiakkaan aineiston ja käytännön tarpeiden mukaan.
Hyvin toteutettu digitointi helpottaa HR:n arkea
Henkilöstöarkiston digitoinnin tavoitteena ei ole vain päästä eroon paperista. Olennaista on tehdä vuosien aikana kertynyt tieto helpommin hallittavaksi ja hyödynnettäväksi sekä luoda edellytykset sen siirtämiselle nykyisiin järjestelmiin.
Vaasan Micro Copyn yli 45 vuoden kokemus tiedon säilyttämisestä ja digitoinnista antaa vahvan pohjan myös vaativien arkistokokonaisuuksien käsittelyyn.
Onko organisaationne henkilöstöarkisto vielä osittain paperilla? Tutustu Vaasan Micro Copyn digitointipalveluihin tai jätä yhteydenottopyyntö arkistokartoitusta varten. Kartoitamme aineiston ja autamme suunnittelemaan toimivan polun paperiarkistosta kohti digitaalista HR-ympäristöä.
Usein kysyttyä henkilöstöarkiston digitoinnista
Voidaanko digitoitu henkilöstöarkisto siirtää suoraan HR-järjestelmään?
Se riippuu HR-järjestelmän tuonti- ja integraatiomahdollisuuksista. Siksi järjestelmän vaatimukset kannattaa selvittää ennen digitointia, jotta tiedostot ja metatiedot voidaan tuottaa sopivassa muodossa.
Miten henkilöstöasiakirjojen tietoturva huomioidaan digitoinnissa?
Henkilöstöaineiston käsittelyssä tulee huomioida muun muassa henkilötietojen suojaus, käyttöoikeudet, turvallinen käsittely ja GDPR:n vaatimukset. Vaasan Micro Copy käsittelee digitoitavat aineistot tietoturvallisesti Vaasassa omalla kalustollaan.
Kannattaako vanha henkilöstöarkisto seuloa ennen digitointia?
Usein kyllä. Seulonnalla voidaan tunnistaa, mitä aineistoa on tarpeen säilyttää ja digitoida. Säilytys- ja poistopäätökset tulee tehdä organisaatiota koskevien lakisääteisten velvoitteiden ja tiedonhallinnan periaatteiden mukaisesti.
