Onko mikrofilmien digitointi kannattavaa?
Monissa organisaatioissa mikrofilmit ja mikrokortit sisältävät edelleen arvokasta tietoa: rakennuspiirustuksia, asiakirjoja, pöytäkirjoja, teknisiä dokumentteja tai kulttuurihistoriallisesti merkittäviä aineistoja. Mikrofilmi on aikanaan ollut tehokas tapa säilyttää suuria tietomääriä pienessä tilassa, mutta nykyisessä digitaalisessa toimintaympäristössä sen käyttäminen voi olla hidasta ja hankalaa.
Mikrofilmien digitointi onkin usein kannattava investointi silloin, kun aineistoa tarvitaan aktiivisesti, sen löydettävyyttä halutaan parantaa tai alkuperäinen materiaali halutaan turvata tuleville vuosikymmenille. Vaasan Micro Copy on käsitellyt erilaisia arkistoaineistoja vuodesta 1980 lähtien, joten tunnemme sekä vanhojen tallennusmenetelmien erityispiirteet että nykyaikaisen digitaalisen arkistoinnin vaatimukset.
Milloin mikrofilmien digitointi kannattaa?
Digitoinnin hyöty ei synny pelkästään siitä, että fyysinen mikrofilmi muuttuu digitaaliseksi tiedostoksi. Suurin hyöty tulee tiedon käytettävyyden paranemisesta.
Digitaalista aineistoa voidaan hakea, kopioida ja jakaa huomattavasti nopeammin kuin mikrofilmiltä luettavaa tietoa. Organisaation ei myöskään tarvitse ylläpitää vanhoja mikrofilmien lukulaitteita tai käyttää henkilöstön aikaa yksittäisten dokumenttien etsimiseen filmirullilta.
Digitointi on erityisen perusteltua, kun:
- mikrofilmejä tai mikrokortteja käytetään edelleen tiedonhaussa
- lukulaitteiden saatavuus tai toimintavarmuus muodostaa riskin
- aineisto halutaan liittää sähköiseen arkistoon tai dokumentinhallintaan
- alkuperäisen aineiston säilyminen halutaan varmistaa
- arkiston käyttöä halutaan nopeuttaa ja helpottaa.
Laatu ratkaisee digitoinnin pitkäaikaisen hyödyn
Kaikkea mikrofilmien digitointia ei kannata toteuttaa samalla tavalla. Aineiston käyttötarkoitus, kunto ja arkistointivaatimukset vaikuttavat siihen, millainen lopputulos tarvitaan.
Vaasan Micro Copy toteuttaa digitointia myös Kansallisarkiston laatuvaatimukset huomioiden. Tarvittaessa aineistolle voidaan tehdä OCR-tekstintunnistus, jossa kuvamuodossa oleva teksti muutetaan koneellisesti tunnistettavaksi ja haettavaksi. Pitkäaikaiseen sähköiseen säilyttämiseen voidaan puolestaan käyttää esimerkiksi PDF/A-muotoa, joka on arkistointiin suunniteltu PDF-tiedostomuoto.
Myös kuvan tarkkuudella on merkitystä. DPI-arvo kertoo, kuinka tarkasti alkuperäinen aineisto tallennetaan digitaaliseksi kuvaksi. Sopiva tarkkuus määritellään aineiston ja käyttötarkoituksen perusteella.
Mikrofilmistä osaksi kokonaan digitaalista arkistoa
Mikrofilmit ovat usein vain yksi osa laajempaa arkistoa. Samassa kokonaisuudessa voi olla sidottuja kirjoja, paperiasiakirjoja, karttoja ja suurikokoisia rakennuspiirustuksia.
Vaasan Micro Copy pystyy käsittelemään nämä aineistot kokonaisuutena. Käytössämme on mikrofilmien ja mikrokorttien digitointiin soveltuvan kaluston lisäksi erikoistuneita kirjaskannereita sekä suurkuvaskannausratkaisuja. Tarvittaessa palveluun kuuluu arkiston läpikäynti ja seulonta ennen varsinaista digitointia.
Aineistot käsitellään tietoturvallisesti Vaasassa omalla kalustollamme. Tämä on tärkeää erityisesti silloin, kun arkisto sisältää henkilötietoja, luottamuksellista materiaalia tai GDPR:n piiriin kuuluvaa aineistoa.
Yli 45 vuoden kokemus auttaa haastavissa aineistoissa
Vaasan Micro Copy on palvellut yrityksiä, julkishallintoa ja muita organisaatioita vuodesta 1980. Pitkä kokemus korostuu erityisesti vanhojen, haurastuneiden tai kulttuurihistoriallisesti arvokkaiden aineistojen käsittelyssä.
Mikrofilmien digitoinnin kannattavuutta kannattaa tarkastella kokonaisuutena: paljonko nykyinen tiedonhaku vie aikaa, kuinka pitkään mikrofilmejä tarvitaan ja millaisia riskejä vanhaan formaattiin jääminen aiheuttaa?
Tutustu Vaasan Micro Copyn digitointipalveluihin tai jätä yhteydenottopyyntö arkistokartoitusta varten. Kartoituksen avulla voidaan selvittää aineiston määrä, kunto ja sopiva digitointitapa ennen projektin käynnistämistä.
Usein kysyttyä mikrofilmien digitoinnista
Voiko vanhoja mikrofilmejä ja mikrokortteja digitoida?
Kyllä. Digitoinnin toteutustapa ja saavutettava kuvanlaatu riippuvat muun muassa alkuperäisen mikrofilmin kunnosta ja laadusta.
Voidaanko digitoidusta aineistosta tehdä haettavaa?
Tarvittaessa voidaan hyödyntää OCR-tekstintunnistusta. Sen avulla digitoidusta tekstistä voidaan muodostaa koneellisesti tunnistettavaa ja haettavaa aineistoa.
Miten mikrofilmien digitointiprojekti aloitetaan?
Hyvä lähtökohta on arkistokartoitus, jossa selvitetään aineiston määrä, formaatit, käyttötarkoitus sekä digitoinnin ja pitkäaikaissäilytyksen vaatimukset.
