Paperiarkiston hakuajat hidastavat työntekoa
Monessa organisaatiossa paperiarkisto on edelleen tärkeä osa tiedonhallintaa. Sopimukset, piirustukset, pöytäkirjat ja asiakirjat löytyvät kansioista ja mappeihin järjestetyistä hyllyistä, mutta tiedon hakeminen vie aikaa. Kun työntekijä käyttää päivittäin minuutteja tai jopa tunteja oikean dokumentin etsimiseen, vaikutus näkyy nopeasti koko organisaation tehokkuudessa.
Samalla myös arkistointivaatimukset ovat kiristyneet. Julkishallinnon toimijoilta ja monilta organisaatioilta edellytetään, että digitaaliset aineistot täyttävät Kansallisarkiston laatuvaatimukset pitkäaikaissäilytyksen, metatietojen ja tiedostomuotojen osalta.
Vaasan Micro Copy on auttanut yrityksiä, taloyhtiöitä ja julkishallinnon toimijoita arkistojen digitoinnissa jo vuodesta 1980 lähtien. Pitkä kokemus näkyy erityisesti siinä, että myös vaativat ja kulttuurihistoriallisesti arvokkaat aineistot voidaan käsitellä turvallisesti ja Kansallisarkiston vaatimusten mukaisesti.
Paperiarkiston piilokustannukset
Paperiarkistojen suurin haaste ei yleensä ole itse säilyttäminen, vaan tiedon löytäminen oikealla hetkellä. Kun dokumentteja haetaan käsin arkistokaapeista tai varastoista, työ keskeytyy ja aikaa kuluu rutiineihin.
Tyypillisiä ongelmia ovat:
- asiakirjojen hidas löytyminen
- useiden versioiden hallinta
- aineistojen katoaminen tai väärään paikkaan palautuminen
- tilankäyttö ja arkistointikustannukset
- henkilöstön ajankäyttö hallinnollisiin tehtäviin
Erityisesti isännöintialalla, kunnissa ja teknisissä organisaatioissa vanhojen piirustusten, päätösasiakirjojen tai sopimusten nopea saatavuus on tärkeää päivittäisen työn sujuvuuden kannalta.
Kansallisarkiston laatuvaatimukset ohjaavat laadukasta digitointia
Kaikki digitointi ei ole samanlaista. Jos aineisto halutaan säilyttää pitkäikäisesti ja käyttää luotettavasti tulevaisuudessa, digitoinnin täytyy täyttää tarkat tekniset ja laadulliset vaatimukset.
Kansallisarkiston laatuvaatimuksissa määritellään muun muassa:
- kuvan tarkkuus eli DPI (dots per inch)
- värintoiston ja kuvan laadun vaatimukset
- tiedostomuodot pitkäaikaissäilytykseen
- metatietojen hallinta
- aineiston eheys ja jäljitettävyys
Esimerkiksi PDF/A on pitkäaikaissäilytykseen tarkoitettu standardoitu tiedostomuoto, joka varmistaa tiedostojen käytettävyyden myös tulevaisuudessa. OCR-tekstintunnistus (Optical Character Recognition) puolestaan mahdollistaa sen, että skannatun asiakirjan sisältöä voidaan hakea sähköisesti tekstihakujen avulla.
Vaasan Micro Copy toteuttaa digitointiprojekteja Kansallisarkiston laatuvaatimusten mukaisesti. Tämä on tärkeää erityisesti kunnille, seurakunnille, taloyhtiöille ja organisaatioille, joiden aineistoilta edellytetään pitkäaikaista säilyvyyttä ja korkeaa laatua.
Laadukas digitointi nopeuttaa tiedonhakua merkittävästi
Kun paperiaineisto digitoidaan oikein, asiakirjat voidaan hakea sähköisesti sekunneissa. Hakutoiminnot mahdollistavat tiedon löytymisen esimerkiksi:
- asiakirjan nimellä
- päivämäärällä
- tunnisteella
- tekstisisällön perusteella
Laadukas digitointi ei tarkoita pelkästään skannausta. Oikea resoluutio, huolellinen kuvankäsittely ja tiedostojen systemaattinen nimeäminen varmistavat, että aineisto säilyy käyttökelpoisena vuosikymmenten ajan.
Vaativien aineistojen digitointi vaatii erikoisosaamista
Kaikkia aineistoja ei voida käsitellä samalla tavalla. Vanhojen kirjojen, mikrofilmien tai suurikokoisten piirustusten digitointi vaatii oikean kaluston ja kokemuksen.
Vaasan Micro Copy hyödyntää erikoistuneita kirjaskannereita, joilla sidotut kirjat voidaan digitoida niitä vahingoittamatta. Lisäksi yritys digitioi:
- mikrofilmejä ja mikrokortteja
- karttoja ja teknisiä piirustuksia
- rakennus- ja arkistoaineistoja
- kulttuurihistoriallisesti arvokkaita dokumentteja
Kaikki työ tehdään tietoturvallisesti Vaasassa omalla kalustolla. Tämä tukee myös GDPR-vaatimusten mukaista henkilötietojen käsittelyä ja vähentää riskejä aineiston siirtämisessä ulkopuolisille toimijoille.
Avaimet käteen -palvelu säästää organisaation resursseja
Digitointiprojekti sisältää usein paljon muutakin kuin varsinaisen skannauksen. Aineisto täytyy käydä läpi, järjestää ja valmistella ennen digitointia.
Vaasan Micro Copy tarjoaa kokonaisvaltaisen palvelun, johon voi sisältyä:
- arkistojen kartoitus
- aineiston seulonta ja valmistelu
- digitointi Kansallisarkiston vaatimusten mukaisesti
- tiedostojen nimeäminen ja indeksointi
- sähköinen toimitus asiakkaan järjestelmiin
Tämä vähentää asiakkaan omaa työmäärää ja varmistaa, että projekti etenee hallitusti ja laadukkaasti.
Pitkä kokemus tuo varmuutta digitointiin
Yli 45 vuoden kokemus tekee Vaasan Micro Copysta luotettavan kumppanin myös haastavissa digitointihankkeissa. Kansallisarkiston laatuvaatimusten tuntemus, joustava palvelu ja käytännönläheinen toimintatapa auttavat organisaatioita siirtymään tehokkaampaan tiedonhallintaan turvallisesti.
Kun tiedot löytyvät nopeasti ja digitaalisesti, henkilöstön aikaa vapautuu olennaiseen työhön samalla kun arvokas aineisto säilyy turvallisesti myös tuleville sukupolville.
Tutustu Vaasan Micro Copyn digitointipalveluihin tai pyydä yhteydenotto arkistokartoitusta varten.
