Dokumenttien skannauspalvelu – mitä hintavertailussa kannattaa huomioida?
Dokumenttien digitointi kiinnostaa yhä useampia yrityksiä, taloyhtiöitä ja julkishallinnon organisaatioita. Kun paperiarkistot vievät tilaa ja tiedonhaku hidastaa työntekoa, skannauspalvelu voi tuoda merkittäviä säästöjä sekä tehokkuutta arkeen.
Pelkkä hinta ei kuitenkaan kerro koko totuutta. Dokumenttien skannauspalveluiden hintavertailussa kannattaa tarkastella myös laatua, tietoturvaa ja sitä, mitä palvelu todellisuudessa sisältää. Vaasan Micro Copy on digitoinut aineistoja jo vuodesta 1980 lähtien, ja kokemuksen perusteella onnistunut digitointiprojekti syntyy kokonaisuudesta, ei pelkästä sivuhinnasta.
Mistä dokumenttien skannauspalvelun hinta muodostuu?
Skannauspalveluiden hinnoittelu riippuu useista tekijöistä. Yleisimpiä hintaan vaikuttavia asioita ovat:
- aineiston määrä
- asiakirjojen koko ja kunto
- skannauslaatu ja tarkkuus
- tiedostomuodot
- OCR-tekstintunnistus
- indeksointi ja nimeäminen
- aineiston valmistelu ja lajittelu
- tietoturvavaatimukset
Esimerkiksi yksinkertainen A4-arkkien massaskannaus on eri asia kuin vanhojen kirjojen, mikrofilmien tai suurikokoisten piirustusten digitointi.
Halvin hinta ei aina ole edullisin ratkaisu
Hintavertailussa kannattaa tarkistaa, mitä palveluun todella sisältyy. Edullinen tarjous voi sisältää pelkän perusskannauksen ilman:
- tiedostojen nimeämistä
- hakutoimintoja
- OCR-tekstintunnistusta
- laadunvarmistusta
- pitkäaikaissäilytykseen soveltuvia tiedostomuotoja
Tällöin organisaatiolle voi jäädä paljon manuaalista työtä digitoinnin jälkeen.
OCR-tekstintunnistus (Optical Character Recognition) mahdollistaa esimerkiksi sen, että asiakirjojen sisältöä voidaan hakea sähköisesti tekstihakujen avulla. Tämä voi säästää huomattavasti työaikaa erityisesti suurissa arkistoissa.
Kansallisarkiston laatuvaatimukset vaikuttavat työn laatuun
Julkishallinnossa ja pitkäaikaissäilytykseen tarkoitetuissa aineistoissa digitoinnin tulee usein täyttää Kansallisarkiston laatuvaatimukset.
Näihin kuuluvat esimerkiksi:
- oikea DPI-tarkkuus (dots per inch)
- kuvanlaadun ja värintoiston hallinta
- metatiedot
- pitkäaikaissäilytykseen soveltuvat tiedostomuodot kuten PDF/A
Kaikki skannauspalvelut eivät tarjoa Kansallisarkiston vaatimusten mukaista digitointia. Siksi hintavertailussa kannattaa varmistaa, täyttääkö palvelu organisaation arkistointivaatimukset myös tulevaisuudessa.
Vaasan Micro Copy toteuttaa digitointiprojekteja Kansallisarkiston laatuvaatimusten mukaisesti, mikä tuo varmuutta erityisesti kunnille, seurakunnille, isännöintiyrityksille ja historiallisia aineistoja käsitteleville organisaatioille.
Erikoisaineistot vaativat oikean kaluston
Kaikkia dokumentteja ei voida käsitellä tavallisilla toimistoskannereilla. Hintavertailussa kannattaa huomioida myös palveluntarjoajan erikoisosaaminen.
Vaasan Micro Copy digitoi esimerkiksi:
- mikrofilmejä ja mikrokortteja
- sidottuja kirjoja erikoiskirjaskannereilla
- suurikokoisia piirustuksia ja karttoja
- hauraita kulttuurihistoriallisia dokumentteja
Oikea kalusto suojaa alkuperäistä aineistoa ja varmistaa laadukkaan lopputuloksen.
Tietoturva on tärkeä osa kokonaisuutta
Monet arkistot sisältävät henkilötietoja, sopimuksia tai muuta luottamuksellista aineistoa. Tämän vuoksi skannauspalvelua valittaessa kannattaa selvittää:
- missä aineisto käsitellään
- kuka aineistoa käsittelee
- miten tiedostot säilytetään
- miten GDPR-vaatimukset huomioidaan
Vaasan Micro Copy käsittelee aineistot tietoturvallisesti Vaasassa omalla kalustollaan ilman tarpeettomia ulkoistuksia.
Kokonaispalvelu säästää organisaation aikaa
Moni organisaatio hyötyy eniten palvelusta, joka sisältää koko digitointiprosessin alusta loppuun.
Tähän voi kuulua:
- arkistokartoitus
- aineiston valmistelu
- skannaus
- tiedostojen indeksointi
- laadunvarmistus
- sähköinen toimitus asiakkaan järjestelmiin
Kun kokonaisuus suunnitellaan oikein, digitointi ei ainoastaan vähennä paperia, vaan myös tehostaa tiedonhallintaa pitkäksi aikaa.
Yli 45 vuoden kokemus tekee Vaasan Micro Copysta luotettavan kumppanin myös vaativiin digitointihankkeisiin.
Tutustu Vaasan Micro Copyn digitointipalveluihin tai pyydä tarjous dokumenttien skannausprojektista.
Usein kysytyt kysymykset
Mitä dokumenttien skannauspalvelu maksaa?
Hinta riippuu aineiston määrästä, laadusta, tiedostomuodoista ja mahdollisista lisäpalveluista kuten OCR-tekstintunnistuksesta ja indeksoinnista.
Kannattaako kaikki aineisto digitoida?
Ei aina. Hyvä arkistokartoitus auttaa tunnistamaan, mikä aineisto kannattaa digitoida ja mikä voidaan mahdollisesti seuloa pois.
Miksi Kansallisarkiston laatuvaatimukset ovat tärkeitä?
Ne varmistavat, että digitaaliset aineistot säilyvät käyttökelpoisina ja laadukkaina myös pitkällä aikavälillä.
