Arkistokartoitus ennen digitointia – onnistuneen digitointiprojektin tärkein vaihe

Moni digitointiprojekti käynnistyy tarpeesta nopeuttaa tiedonhakua, säästää tilaa tai turvata tärkeiden asiakirjojen säilyminen tulevaisuudessa. Ennen varsinaista digitointia kannattaa kuitenkin pysähtyä yhden tärkeän vaiheen äärelle: arkistokartoituksen.

Huolellisesti tehty arkistokartoitus auttaa organisaatiota ymmärtämään, mitä aineistoa arkistossa todella on, missä kunnossa se on ja miten digitointi kannattaa toteuttaa tehokkaasti. Vaasan Micro Copy on toteuttanut digitointiprojekteja jo vuodesta 1980 lähtien, ja kokemuksen perusteella hyvin tehty kartoitus säästää aikaa, kustannuksia ja resursseja koko projektin ajan.

Mitä arkistokartoitus tarkoittaa?

Arkistokartoitus on digitointiprojektin esiselvitys, jossa käydään läpi organisaation aineistot ja niiden digitointitarpeet.

Kartoituksessa arvioidaan esimerkiksi:

• aineiston määrä ja sisältö
• asiakirjojen kunto
• eri aineistotyyppien vaatimukset
• säilytys- ja arkistointitarpeet
• tiedonhaun nykyiset haasteet
• tietoturvaan liittyvät vaatimukset

Samalla voidaan tunnistaa, mitkä aineistot kannattaa digitoida ensimmäisenä ja millainen digitointitapa soveltuu niille parhaiten.

Hyvin suunniteltu projekti säästää aikaa ja kustannuksia

Ilman kartoitusta digitointiprojektin laajuutta voi olla vaikea arvioida realistisesti. Tämä voi johtaa ylimääräiseen työhön, aikatauluhaasteisiin tai siihen, että osa aineistosta jää puutteellisesti käsitellyksi.

Arkistokartoituksen avulla voidaan määrittää projektin todellinen laajuus ja prioirisoida tärkeimmät aineistot. Kartoitus auttaa myös tarkemman aikataulun ja kustannuksien arvioinnissa. Kun digitointi suunnitellaan huolellisesti etukäteen, myös lopputulos palvelee organisaation arkea paremmin.

Kansallisarkiston laatuvaatimukset huomioidaan jo suunnitteluvaiheessa

Erityisesti julkishallinnossa, seurakunnissa ja historiallisten aineistojen käsittelyssä digitoinnin tulee täyttää Kansallisarkiston laatuvaatimukset.

Näissä vaatimuksissa määritellään muun muassa:

• kuvan tarkkuus eli DPI (dots per inch)
• tiedostomuodot pitkäaikaissäilytykseen
• metatiedot ja tiedostojen jäljitettävyys
• kuvanlaadun ja värintoiston tarkkuus

Arkistokartoituksen aikana voidaan arvioida, mitä vaatimuksia eri aineistoihin sovelletaan ja miten ne toteutetaan käytännössä.

Vaasan Micro Copy toteuttaa digitointia Kansallisarkiston laatuvaatimusten mukaisesti. Tämä on tärkeää erityisesti silloin, kun aineistoja säilytetään vuosikymmeniä tai niillä on kulttuurihistoriallista arvoa.

Erilaiset aineistot vaativat erilaisia ratkaisuja

Kaikkia aineistoja ei voida käsitellä samalla tavalla. Arkistokartoituksessa tunnistetaan myös aineistojen tekniset erityispiirteet.

Vaasan Micro Copy digitoi kaiken tyyppisiä aineistoja aina hauraista sidotuista kirjoista suurikokoisiin karttoihin ja piirustuksiin. Olemme erikoistuneet digitoimaan myös mikrofilmejä ja -kortteja. Oikea menetelmä suojaa alkuperäistä aineistoa ja varmistaa laadukkaan lopputuloksen.

Kokonaisvaltainen palvelu helpottaa organisaation työtä

Monissa organisaatioissa arkistot ovat kasvaneet vuosikymmenten aikana vaiheittain. Aineisto voi olla hajallaan eri tiloissa, eikä kokonaiskuvaa ole helposti saatavilla.

Vaasan Micro Copy tarjoaa avaimet käteen -palvelua, johon voi sisältyä:

• arkistojen kartoitus
• aineiston läpikäynti ja seulonta
• digitointisuunnitelma
• digitointi ja indeksointi
• sähköinen toimitus asiakkaan järjestelmiin

Kaikki aineistot käsitellään tietoturvallisesti Vaasassa omalla kalustolla, mikä tukee myös GDPR-vaatimusten mukaista tiedonhallintaa.

Hyvä digitointiprojekti alkaa oikeista lähtötiedoista

Arkistokartoitus on pieni vaihe verrattuna koko digitointiprojektiin, mutta sen vaikutus lopputulokseen on suuri. Kun aineistot, tavoitteet ja vaatimukset kartoitetaan huolellisesti etukäteen, digitointi voidaan toteuttaa tehokkaasti ja pitkäjänteisesti.

Yli 45 vuoden kokemus auttaa Vaasan Micro Copya tunnistamaan myös vaativien aineistojen erityistarpeet ja rakentamaan toimivia ratkaisuja erilaisille organisaatioille.

Tutustu Vaasan Micro Copyn digitointipalveluihin tai pyydä yhteydenotto arkistokartoitusta varten.

Usein kysytyt kysymykset

Miksi arkistokartoitus kannattaa tehdä ennen digitointia?

Kartoitus auttaa määrittämään projektin laajuuden, prioriteetit ja tekniset vaatimukset ennen varsinaista digitointia.

Mitä aineistoja voidaan kartoittaa ja digitoida?

Kartoitus voidaan tehdä esimerkiksi paperiarkistoille, mikrofilmeille, kirjoille, piirustuksille ja historiallisille dokumenteille.

Kuinka Kansallisarkiston vaatimukset huomioidaan?

Digitointi suunnitellaan siten, että tiedostomuodot, kuvanlaatu ja metatiedot täyttävät pitkäaikaissäilytyksen vaatimukset.