Arkiston siirto pilvipalveluun – mahdollista etäkäyttö turvallisesti ja hallitusti
Organisaatioiden tiedonhallinta on murroksessa. Yhä useampi tavoittelee ajasta ja paikasta riippumatonta pääsyä aineistoihin, mutta samaan aikaan arkistot ovat edelleen fyysisessä muodossa tai hajallaan eri järjestelmissä. Arkiston siirto pilvipalveluun tarjoaa ratkaisun, mutta onnistuminen edellyttää huolellisesti toteutettua digitointia ja tietoturvan varmistamista. Vaasan Micro Copy on tukenut organisaatioita tässä muutoksessa jo vuodesta 1980, erityisesti Kansallisarkiston vaatimukset täyttävissä digitointiprojekteissa.
Pilvipalvelu tuo arkiston käyttöön – ei vain talteen
Pelkkä tiedostojen siirtäminen pilveen ei vielä ratkaise tiedonhallinnan haasteita. Jotta arkisto palvelee organisaatiota aidosti, sen tulee olla rakenteinen, haettava ja helposti käytettävä.
Vaasan Micro Copy muuntaa fyysiset aineistot digitaalisiksi kokonaisuuksiksi, jotka voidaan integroida suoraan asiakkaan pilvipalveluihin. Tämä mahdollistaa:
- nopean pääsyn dokumentteihin etänä
- tiedon jakamisen eri toimijoiden välillä
- ajantasaisen tiedon hyödyntämisen päätöksenteossa
Kansallisarkiston vaatimukset ohjaavat pilvisiirtoa
Erityisesti julkishallinnossa pilvipalveluihin siirrettävän aineiston tulee täyttää Kansallisarkiston laatuvaatimukset. Tämä koskee sekä digitoinnin teknistä laatua että tiedonhallinnan prosesseja.
Vaasan Micro Copy varmistaa, että aineistot tuotetaan standardien mukaisesti. DPI (dots per inch) määrittää kuvan tarkkuuden, OCR-tekstintunnistus (Optical Character Recognition) tekee sisällöstä haettavaa, ja PDF/A varmistaa tiedostojen pitkäaikaisen säilyvyyden myös pilviympäristössä.
Näin organisaatio voi luottaa siihen, että pilveen siirretty arkisto on käyttökelpoinen ja viranomaisvaatimusten mukainen myös tulevaisuudessa.
Tietoturva etäkäytön perustana
Etäkäyttö tuo mukanaan uusia mahdollisuuksia, mutta myös vaatimuksia tietoturvalle. Arkaluontoisten aineistojen kohdalla on varmistettava, että pääsy tietoihin on hallittua ja että aineisto säilyy suojattuna koko elinkaarensa ajan.
Vaasan Micro Copy käsittelee aineistot tietoturvallisesti Vaasassa omalla kalustolla ennen pilvisiirtoa. Tämä vähentää riskejä ja varmistaa, että aineisto siirtyy digitaaliseen muotoon hallitusti. Lopullinen käyttö pilvipalvelussa voidaan toteuttaa asiakkaan omien tietoturvakäytäntöjen mukaisesti, huomioiden myös GDPR-vaatimukset.
Kokonaisvaltainen toteutus varmistaa onnistumisen
Arkiston siirto pilveen ei ole yksittäinen projekti, vaan osa laajempaa digitaalista transformaatiota. Vaasan Micro Copy tarjoaa avaimet käteen -palvelun, joka kattaa:
- aineiston kartoituksen ja priorisoinnin
- digitoinnin Kansallisarkiston vaatimusten mukaisesti
- tiedostojen organisoinnin ja metatiedot
- valmiin aineiston toimituksen pilvipalveluun
Erityisosaamista ovat kulttuurihistoriallisesti arvokkaat aineistot, mikrofilmit, sidotut kirjat sekä suurkuvat, kuten kartat ja tekniset piirustukset.
Yhteenveto: pilvi mahdollistaa, laatu ratkaisee
Pilvipalvelut mahdollistavat arkistojen tehokkaan etäkäytön, mutta todellinen hyöty syntyy vasta, kun aineisto on digitoitu laadukkaasti ja standardien mukaisesti. Ilman tätä pilvi on vain uusi säilytyspaikka – ei toimiva tiedonhallinnan ratkaisu.
Vaasan Micro Copy yhdistää pitkän kokemuksen, Kansallisarkiston vaatimusten mukaisen osaamisen ja tietoturvallisen toteutuksen. Ota yhteyttä ja pyydä arkistokartoitus – rakennetaan yhdessä ratkaisu, joka tuo arkistonne aidosti käyttöön, missä ja milloin tahansa.
Usein kysytyt kysymykset
Voiko arkiston siirtää suoraan pilvipalveluun ilman digitointia?
Ei, fyysinen aineisto tulee ensin digitoida, jotta se voidaan tallentaa ja käyttää pilvipalvelussa.
Miten etäkäyttö toteutetaan turvallisesti?
Hallituilla käyttöoikeuksilla, tietoturvakäytännöillä ja varmistamalla, että aineisto on digitoitu standardien mukaisesti.
Täyttääkö pilveen siirretty arkisto viranomaisvaatimukset?
Kyllä, kun digitointi on tehty Kansallisarkiston laatuvaatimusten mukaisesti ja tiedostomuotona käytetään esimerkiksi PDF/A:ta.
