Milloin alkuperäiset asiakirjat voi hävittää digitoinnin jälkeen?
Moni organisaatio pohtii digitointiprojektin yhteydessä samaa kysymystä: voiko paperiset alkuperäisasiakirjat hävittää digitoinnin jälkeen vai pitääkö ne säilyttää edelleen?
Kysymykseen ei ole yhtä kaikille sopivaa vastausta. Asiaan vaikuttavat muun muassa lainsäädäntö, arkistointivaatimukset, asiakirjojen käyttötarkoitus sekä se, kuinka laadukkaasti digitointi on toteutettu. Vaasan Micro Copy on toteuttanut digitointiprojekteja jo vuodesta 1980 lähtien, ja kokemuksen perusteella oikea toimintatapa kannattaa arvioida aina aineistokohtaisesti.
Digitointi ei automaattisesti oikeuta hävittämään alkuperäisiä asiakirjoja
Vaikka asiakirjat skannataan sähköiseen muotoon, alkuperäisten dokumenttien säilytysvelvollisuus voi edelleen olla voimassa.
Erityisesti seuraavat asiat vaikuttavat säilyttämistarpeeseen:
- lainsäädäntö ja viranomaisvaatimukset
- organisaation oma tiedonohjaus tai arkistonmuodostussuunnitelma
- asiakirjan oikeudellinen merkitys
- pitkäaikaissäilytyksen vaatimukset
- aineiston kulttuurihistoriallinen arvo
Esimerkiksi osa sopimuksista, viranomaisasiakirjoista tai historiallisesti arvokkaista dokumenteista voidaan joutua säilyttämään alkuperäisinä myös digitoinnin jälkeen.
Kansallisarkiston vaatimukset ovat keskeisessä roolissa
Julkishallinnossa alkuperäisten asiakirjojen hävittämiseen liittyy usein Kansallisarkiston määräyksiä ja digitointivaatimuksia.
Jotta paperiaineisto voidaan tietyissä tilanteissa hävittää digitoinnin jälkeen, digitoinnin tulee täyttää Kansallisarkiston laatuvaatimukset. Näihin kuuluvat esimerkiksi:
- riittävä kuvan tarkkuus eli DPI (dots per inch)
- kuvanlaadun tarkkuus ja eheys
- tiedostojen pitkäaikaissäilytykseen soveltuvat muodot kuten PDF/A
- metatietojen hallinta
- laadunvarmistus ja dokumentointi
Jos digitointi tehdään puutteellisesti tai ilman asianmukaista laadunhallintaa, alkuperäisten asiakirjojen hävittäminen voi muodostaa riskin tiedon säilymiselle.
Vaasan Micro Copy toteuttaa digitointia Kansallisarkiston laatuvaatimusten mukaisesti, mikä auttaa varmistamaan aineiston käytettävyyden myös pitkällä aikavälillä.
Kaikkia aineistoja ei kannata hävittää
Vaikka digitointi helpottaa tiedonhallintaa, osa aineistoista kannattaa säilyttää myös fyysisessä muodossa.
Tällaisia voivat olla esimerkiksi:
- historiallisesti arvokkaat asiakirjat
- vanhat sidotut kirjat
- alkuperäiset piirustukset ja kartat
- allekirjoitetut sopimukset
- haurastuvat tai uniikit dokumentit
Kulttuurihistoriallisesti arvokkaiden aineistojen digitointi on yksi Vaasan Micro Copyn erityisosaamisalueista. Tällaisissa projekteissa tavoitteena on usein sekä käytettävyyden parantaminen että alkuperäisen aineiston suojeleminen tuleville sukupolville.
Digitoinnin laatu ratkaisee käytettävyyden
Pelkkä skannaus ei vielä riitä, jos aineiston pitää toimia luotettavana arkistona vuosikymmenten ajan.
Laadukas digitointi sisältää usein:
- OCR-tekstintunnistuksen (Optical Character Recognition)
- tiedostojen systemaattisen nimeämisen
- metatiedot
- laadunvarmistuksen
- turvallisen tiedostojen käsittelyn
OCR mahdollistaa sen, että asiakirjojen sisältöä voidaan hakea sähköisesti tekstihakujen avulla. Tämä nopeuttaa tiedonhakua merkittävästi verrattuna paperiarkistoihin.
Tietoturva ja vastuullinen hävittäminen ovat osa kokonaisuutta
Kun alkuperäisiä asiakirjoja päätetään hävittää, myös hävitysprosessi täytyy toteuttaa turvallisesti.
Erityisesti henkilötietoja sisältävissä aineistoissa tulee huomioida:
- GDPR-vaatimukset
- tietoturvallinen käsittely
- asianmukainen tuhoaminen
- dokumentoitu hävitysprosessi
Vaasan Micro Copy käsittelee aineistot tietoturvallisesti Vaasassa omalla kalustollaan, mikä tuo lisävarmuutta arkaluontoisten aineistojen käsittelyyn.
Asiantunteva arviointi auttaa välttämään riskit
Ennen alkuperäisten asiakirjojen hävittämistä kannattaa arvioida:
- mitä laki ja määräykset edellyttävät
- mitä aineistoja organisaation pitää säilyttää
- täyttääkö digitointi laatuvaatimukset
- onko aineistolla historiallista tai juridista arvoa
Yli 45 vuoden kokemus auttaa Vaasan Micro Copya tunnistamaan myös vaativien aineistojen erityistarpeet ja toteuttamaan digitointiprojekteja turvallisesti ja hallitusti.
Tutustu Vaasan Micro Copyn digitointipalveluihin tai pyydä yhteydenotto arkistokartoitusta varten.
Usein kysytyt kysymykset
Voiko paperiasiakirjat hävittää digitoinnin jälkeen?
Joissakin tapauksissa kyllä, mutta asia riippuu lainsäädännöstä, organisaation arkistointivaatimuksista ja digitoinnin laadusta.
Miksi Kansallisarkiston laatuvaatimukset ovat tärkeitä?
Ne varmistavat, että digitaaliset aineistot säilyvät käyttökelpoisina, luotettavina ja pitkäikäisinä myös tulevaisuudessa.
Mitä asiakirjoja kannattaa säilyttää alkuperäisinä?
Esimerkiksi historiallisesti arvokkaat dokumentit, alkuperäiset sopimukset ja uniikit aineistot kannattaa usein säilyttää myös fyysisessä muodossa.
