Monien organisaatioiden arkistoissa säilytetään edelleen suuria määriä paperisia asiakirjoja: sopimuksia, henkilötietoja sisältäviä dokumentteja, rakennuspiirustuksia ja historiallisia aineistoja. Vaikka dokumentit olisivat fyysisessä arkistossa, ne kuuluvat silti EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen eli GDPR:n (General Data Protection Regulation) piiriin.
Kun paperiarkisto päätetään digitoida, EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679) nousee keskeiseksi kysymykseksi. Tällöin tilaaja ja palveluntuottaja laativat sopimuksen henkilötietojen käsittelystä, jolloin 28 artiklassa tarkoitettu rekisterinpitäjä valtuuttaa käsittelijän väliaikaiseksi henkilötietojen käsittelijäksi.
Vaasan Micro Copy on digitoinut aineistoja jo vuodesta 1980 joten pitkä kokemus arkistojen käsittelystä auttaa varmistamaan, että digitointiprosessi täyttää kaikki tietosuojavaatimukset.
Miksi paperiarkisto voi olla tietosuojariski
Paperimuotoinen arkisto saattaa tuntua turvalliselta, mutta käytännössä sen hallinta on usein puutteellista. Asiakirjoihin voi päästä käsiksi ilman lokitietoja, mappeja siirtyy työpöydältä toiselle ja arkistojen sisältöä on vaikea hallita kokonaisuutena.
GDPR edellyttää, että henkilötietoja käsitellään hallitusti ja että organisaatio pystyy osoittamaan, kuka tietoja käsittelee ja mihin tarkoitukseen. Fyysisessä arkistossa tämä ei aina toteudu.
Digitointi mahdollistaa:
- tarkemman käyttöoikeuksien hallinnan
- dokumenttien hakemisen ilman fyysistä käsittelyä
- paremman auditointijäljen tietojen käytöstä
Kun arkisto on digitaalisessa muodossa, tietoturvan ja tietosuojan hallinta on usein huomattavasti helpompaa.
Turvallinen digitointiprosessi on GDPR:n perusta
GDPR:n näkökulmasta digitoinnin kriittisin vaihe on itse käsittelyprosessi. Asiakirjat sisältävät usein henkilötietoja, joten niiden käsittelyn täytyy olla kontrolloitua ja dokumentoitua. Myös tietoturvallisesti toteutettu aineistojen kuljetus on olennainen osa kokonaisvaltaista tietosuojan ja arkistoturvallisuuden hallintaa.
Vaasan Micro Copy kuljettaa ja käsittelee aineistot turvallisesti omalla luotettavalla henkilöstöllään ja omissa tiloissaan Vaasassa. Paikallinen tuotanto ja oma kalusto vähentävät riskejä, jotka liittyvät aineistojen siirtämiseen tai ulkoistamiseen ulkomaille.
Turvallinen digitointiprosessi sisältää yleensä:
- tietoturvallisen kuljetuksen
- aineiston vastaanoton ja dokumentoidun käsittelyn
- arkiston läpikäynnin ja mahdollisen seulonnan
- laadukkaan digitoinnin
- tiedostojen arkistointiin soveltuvaan muotoon tallentamisen
Vaasan Micro Copy on määrittänyt toimintaprosessin ja ohjeen liittyen toimintaan tietoturvaloukkausten tapahtuessa. Tämän prosessin mukaista toimintatapaa noudatetaan tietosuojapoikkeamien sattuessa.
Tietoturva- tietosuoja- ja salassapitositoumus
EU:n tietosuoja-asetus 2016/679 säätelee rekisterinpitäjää henkilötietojen käsittelyssä. Asetus mahdollistaa rekisterinpitäjälle määrättävän liiketoimintaan nähden suhteettoman ison hallinnollisen sakon. Asetuksen määräyksiin kuuluu, että rekisterinpitäjän on varmistettava, että henkilötietojen käsittelyyn oikeutetut henkilöt ovat sitoutuneet noudattamaan salassapitovelvollisuutta ja että he toimivat ohjeiden ja määräysten mukaisesti.
Vaasan Micro Copyn tietoturva-, tietosuoja- ja salassapitositoumus koskee kaikkia yrityksen palveluksessa olevia työntekijöitä ja muita henkilöitä, joilla on pääsy yrityksen tietojärjestelmissä ylläpidettäviin tai muussa muodossa oleviin henkilötietoihin.
Erityispiirteet mikrofilmien ja suurkuvien digitoinnissa
Monilla organisaatioilla on arkistoissaan myös mikrofilmejä, mikrokortteja ja suurikokoisia teknisiä piirustuksia. Näissä aineistoissa voi olla runsaasti henkilötietoja tai kriittistä dokumentaatiota.
Vaasan Micro Copyn erityisosaamiseen kuuluu juuri tällaisten aineistojen digitointi. Mikrofilmien ja mikrokorttien digitointi, kirjojen digitointi erikoistuneilla kirjaskannereilla sekä suurkuvaskannaus mahdollistavat myös näiden arkistojen tuomisen turvallisesti digitaaliseen muotoon.
Yli 45 vuoden kokemus auttaa käsittelemään myös hauraita ja historiallisesti arvokkaita aineistoja ilman, että ne vahingoittuvat.
Digitointi tukee tietosuojaa ja tiedon hallintaa
GDPR ei koske vain digitaalisia järjestelmiä. Se koskee kaikkea henkilötietojen käsittelyä – myös paperiarkistoja. Siksi arkistojen digitointi voi olla tärkeä askel kohti parempaa tietosuojaa ja tehokkaampaa tiedonhallintaa.
Vaasan Micro Copy tarjoaa arkistojen digitointia kokonaisvaltaisena avaimet käteen -palveluna: arkistokartoituksesta digitointiin ja tiedostojen toimittamiseen.
Jos organisaatiossanne pohditaan paperiarkiston digitointia tai tietosuojan parantamista, kannattaa aloittaa arkistokartoituksesta. Tutustu Vaasan Micro Copyn palveluihin tai jätä yhteydenottopyyntö – asiantuntijamme auttavat löytämään turvallisen ja tehokkaan ratkaisun.
Usein kysytyt kysymykset
Koskeeko GDPR myös paperiarkistoja?
Kyllä. GDPR koskee kaikkea henkilötietojen käsittelyä riippumatta siitä, ovatko tiedot paperilla vai digitaalisessa muodossa.
Miten digitointi auttaa tietosuojassa?
Digitointi mahdollistaa käyttöoikeuksien hallinnan, hakutoiminnot ja lokitiedot, joiden avulla tietojen käyttöä voidaan seurata ja hallita paremmin.
Voiko mikrofilmeillä oleva henkilötieto kuulua GDPR:n piiriin?
Kyllä. Jos mikrofilmi sisältää tunnistettavissa olevia henkilötietoja, niiden käsittelyyn sovelletaan GDPR:n vaatimuksia.
GDPR-vaatimukset paperiarkiston digitoinnissa
Monien organisaatioiden arkistoissa säilytetään edelleen suuria määriä paperisia asiakirjoja: sopimuksia, henkilötietoja sisältäviä dokumentteja, rakennuspiirustuksia ja historiallisia aineistoja. Vaikka dokumentit olisivat fyysisessä arkistossa, ne kuuluvat silti EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen eli GDPR:n (General Data Protection Regulation) piiriin.
Kun paperiarkisto päätetään digitoida, EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679) nousee keskeiseksi kysymykseksi. Tällöin tilaaja ja palveluntuottaja laativat sopimuksen henkilötietojen käsittelystä, jolloin 28 artiklassa tarkoitettu rekisterinpitäjä valtuuttaa käsittelijän väliaikaiseksi henkilötietojen käsittelijäksi.
Vaasan Micro Copy on digitoinut aineistoja jo vuodesta 1980 joten pitkä kokemus arkistojen käsittelystä auttaa varmistamaan, että digitointiprosessi täyttää kaikki tietosuojavaatimukset.
Miksi paperiarkisto voi olla tietosuojariski
Paperimuotoinen arkisto saattaa tuntua turvalliselta, mutta käytännössä sen hallinta on usein puutteellista. Asiakirjoihin voi päästä käsiksi ilman lokitietoja, mappeja siirtyy työpöydältä toiselle ja arkistojen sisältöä on vaikea hallita kokonaisuutena.
GDPR edellyttää, että henkilötietoja käsitellään hallitusti ja että organisaatio pystyy osoittamaan, kuka tietoja käsittelee ja mihin tarkoitukseen. Fyysisessä arkistossa tämä ei aina toteudu.
Digitointi mahdollistaa:
Kun arkisto on digitaalisessa muodossa, tietoturvan ja tietosuojan hallinta on usein huomattavasti helpompaa.
Turvallinen digitointiprosessi on GDPR:n perusta
GDPR:n näkökulmasta digitoinnin kriittisin vaihe on itse käsittelyprosessi. Asiakirjat sisältävät usein henkilötietoja, joten niiden käsittelyn täytyy olla kontrolloitua ja dokumentoitua. Myös tietoturvallisesti toteutettu aineistojen kuljetus on olennainen osa kokonaisvaltaista tietosuojan ja arkistoturvallisuuden hallintaa.
Vaasan Micro Copy kuljettaa ja käsittelee aineistot turvallisesti omalla luotettavalla henkilöstöllään ja omissa tiloissaan Vaasassa. Paikallinen tuotanto ja oma kalusto vähentävät riskejä, jotka liittyvät aineistojen siirtämiseen tai ulkoistamiseen ulkomaille.
Turvallinen digitointiprosessi sisältää yleensä:
Vaasan Micro Copy on määrittänyt toimintaprosessin ja ohjeen liittyen toimintaan tietoturvaloukkausten tapahtuessa. Tämän prosessin mukaista toimintatapaa noudatetaan tietosuojapoikkeamien sattuessa.
Tietoturva- tietosuoja- ja salassapitositoumus
EU:n tietosuoja-asetus 2016/679 säätelee rekisterinpitäjää henkilötietojen käsittelyssä. Asetus mahdollistaa rekisterinpitäjälle määrättävän liiketoimintaan nähden suhteettoman ison hallinnollisen sakon. Asetuksen määräyksiin kuuluu, että rekisterinpitäjän on varmistettava, että henkilötietojen käsittelyyn oikeutetut henkilöt ovat sitoutuneet noudattamaan salassapitovelvollisuutta ja että he toimivat ohjeiden ja määräysten mukaisesti.
Vaasan Micro Copyn tietoturva-, tietosuoja- ja salassapitositoumus koskee kaikkia yrityksen palveluksessa olevia työntekijöitä ja muita henkilöitä, joilla on pääsy yrityksen tietojärjestelmissä ylläpidettäviin tai muussa muodossa oleviin henkilötietoihin.
Erityispiirteet mikrofilmien ja suurkuvien digitoinnissa
Monilla organisaatioilla on arkistoissaan myös mikrofilmejä, mikrokortteja ja suurikokoisia teknisiä piirustuksia. Näissä aineistoissa voi olla runsaasti henkilötietoja tai kriittistä dokumentaatiota.
Vaasan Micro Copyn erityisosaamiseen kuuluu juuri tällaisten aineistojen digitointi. Mikrofilmien ja mikrokorttien digitointi, kirjojen digitointi erikoistuneilla kirjaskannereilla sekä suurkuvaskannaus mahdollistavat myös näiden arkistojen tuomisen turvallisesti digitaaliseen muotoon.
Yli 45 vuoden kokemus auttaa käsittelemään myös hauraita ja historiallisesti arvokkaita aineistoja ilman, että ne vahingoittuvat.
Digitointi tukee tietosuojaa ja tiedon hallintaa
GDPR ei koske vain digitaalisia järjestelmiä. Se koskee kaikkea henkilötietojen käsittelyä – myös paperiarkistoja. Siksi arkistojen digitointi voi olla tärkeä askel kohti parempaa tietosuojaa ja tehokkaampaa tiedonhallintaa.
Vaasan Micro Copy tarjoaa arkistojen digitointia kokonaisvaltaisena avaimet käteen -palveluna: arkistokartoituksesta digitointiin ja tiedostojen toimittamiseen.
Jos organisaatiossanne pohditaan paperiarkiston digitointia tai tietosuojan parantamista, kannattaa aloittaa arkistokartoituksesta. Tutustu Vaasan Micro Copyn palveluihin tai jätä yhteydenottopyyntö – asiantuntijamme auttavat löytämään turvallisen ja tehokkaan ratkaisun.
Usein kysytyt kysymykset
Koskeeko GDPR myös paperiarkistoja?
Kyllä. GDPR koskee kaikkea henkilötietojen käsittelyä riippumatta siitä, ovatko tiedot paperilla vai digitaalisessa muodossa.
Miten digitointi auttaa tietosuojassa?
Digitointi mahdollistaa käyttöoikeuksien hallinnan, hakutoiminnot ja lokitiedot, joiden avulla tietojen käyttöä voidaan seurata ja hallita paremmin.
Voiko mikrofilmeillä oleva henkilötieto kuulua GDPR:n piiriin?
Kyllä. Jos mikrofilmi sisältää tunnistettavissa olevia henkilötietoja, niiden käsittelyyn sovelletaan GDPR:n vaatimuksia.
Arkiston digitoinnin hinta per hyllymetri – mitä se todella sisältää?
Monessa organisaatiossa arkistot vievät edelleen merkittävästi fyysistä tilaa: mappeja, piirustuksia, mikrofilmejä ja sidottuja kirjoja säilytetään varastoissa, kellareissa ja arkistohuoneissa. Kun digitointi tulee ajankohtaiseksi, yksi yleisimmistä kysymyksistä on: paljonko arkiston digitointi maksaa per hyllymetri?
Vaasan Micro Copy on digitoinut arkistoja jo vuodesta 1980. Pitkä kokemus on osoittanut, että hyllymetri on hyvä lähtökohta kustannusten arviointiin – mutta todellinen hinta muodostuu useista tekijöistä. Oikein toteutettu digitointi ei ole pelkkää skannausta, vaan hallittu prosessi, joka varmistaa aineiston käytettävyyden ja säilyvyyden tulevaisuudessa.
Mitä hyllymetri tarkoittaa digitoinnissa?
Hyllymetri tarkoittaa yhden metrin mittaista arkistohyllyä täynnä asiakirjoja. Yksi hyllymetri voi sisältää esimerkiksi:
Digitointiprojekteissa hyllymetri antaa nopeasti hahmotettavan mittakaavan koko arkiston laajuudesta.
Mistä arkiston digitoinnin hinta muodostuu?
Digitoinnin kustannuksiin vaikuttavat erityisesti seuraavat tekijät:
1. Aineiston kunto ja valmistelu
Ennen digitointia aineisto täytyy usein valmistella. Tämä voi sisältää:
Vaasan Micro Copy tarjoaa tarvittaessa avaimet käteen -digitointipalvelun, jossa arkisto käydään läpi, järjestetään ja digitoidaan kokonaisuutena.
2. Skannauksen tekniset vaatimukset
Digitointiin vaikuttavat myös tekniset määritykset:
Nämä ominaisuudet parantavat aineiston käytettävyyttä, mutta vaikuttavat myös työn laajuuteen.
3. Erikoisaineistot
Kaikki arkistot eivät koostu pelkästään A4-dokumenteista. Vaasan Micro Copyn erityisosaamista ovat esimerkiksi:
Erikoisaineistot vaativat erikoislaitteita ja osaamista, mikä huomioidaan projektin hinnoittelussa.
Tyypillinen hintahaarukka per hyllymetri
Käytännössä arkiston digitoinnin hinta on usein muutamista sadoista euroista noin tuhanteen euroon per hyllymetri.
Hintaan vaikuttavat esimerkiksi:
Siksi tarkka kustannus selviää yleensä arkistokartoituksen jälkeen.
Turvallinen digitointi paikallisesti Vaasassa
Arkistot sisältävät usein luottamuksellista tietoa. Vaasan Micro Copy käsittelee aineistot turvallisesti omissa tiloissaan Vaasassa omalla kalustollaan. Tämä on tärkeää erityisesti julkishallinnolle, taloyhtiöille ja organisaatioille, joiden on huomioitava esimerkiksi GDPR-tietosuojavaatimukset sekä julkisen sektorin arkistointisäännökset.
Yli 45 vuoden kokemus takaa sen, että myös haastavat aineistot – vanhat mikrofilmit, haurastuneet dokumentit tai suurikokoiset piirustukset – voidaan digitoida luotettavasti.
Yhteenveto:
Digitointi alkaa kartoituksesta.
Hyllymetri on hyvä tapa arvioida arkiston digitointiprojektin laajuutta ja kustannuksia. Lopullinen hinta riippuu kuitenkin aineiston rakenteesta, teknisistä vaatimuksista ja käsittelytarpeesta.
Vaasan Micro Copy auttaa mielellään arkiston kartoituksessa, jonka perusteella voidaan määrittää kustannustehokas ja turvallinen digitointiratkaisu.
Tutustu palveluihimme tai jätä yhteydenottopyyntö arkistokartoitusta varten.
Usein kysytyt kysymykset
Paljonko yksi hyllymetri arkistoa sisältää sivuja?
Yleensä noin 3 000–6 000 sivua riippuen mapituksesta ja dokumenttien koosta ja luonteesta.
Voiko vanhat mikrofilmit digitoida samaan projektiin?
Kyllä. Vaasan Micro Copy on erikoistunut mikrofilmien ja mikrokorttien digitointiin.
Voiko skannatusta arkistosta hakea tekstiä?
Kyllä. OCR-tekstintunnistus muuttaa skannatut dokumentit hakukelpoisiksi tiedostoiksi, joita voi etsiä esimerkiksi PDF/A-arkistotiedostoista.