Monien organisaatioiden arkistoissa säilytetään edelleen suuria määriä paperisia asiakirjoja: sopimuksia, henkilötietoja sisältäviä dokumentteja, rakennuspiirustuksia ja historiallisia aineistoja. Vaikka dokumentit olisivat fyysisessä arkistossa, ne kuuluvat silti EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen eli GDPR:n (General Data Protection Regulation) piiriin.
Kun paperiarkisto päätetään digitoida, EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679) nousee keskeiseksi kysymykseksi. Tällöin tilaaja ja palveluntuottaja laativat sopimuksen henkilötietojen käsittelystä, jolloin 28 artiklassa tarkoitettu rekisterinpitäjä valtuuttaa käsittelijän väliaikaiseksi henkilötietojen käsittelijäksi.
Vaasan Micro Copy on digitoinut aineistoja jo vuodesta 1980 joten pitkä kokemus arkistojen käsittelystä auttaa varmistamaan, että digitointiprosessi täyttää kaikki tietosuojavaatimukset.
Miksi paperiarkisto voi olla tietosuojariski
Paperimuotoinen arkisto saattaa tuntua turvalliselta, mutta käytännössä sen hallinta on usein puutteellista. Asiakirjoihin voi päästä käsiksi ilman lokitietoja, mappeja siirtyy työpöydältä toiselle ja arkistojen sisältöä on vaikea hallita kokonaisuutena.
GDPR edellyttää, että henkilötietoja käsitellään hallitusti ja että organisaatio pystyy osoittamaan, kuka tietoja käsittelee ja mihin tarkoitukseen. Fyysisessä arkistossa tämä ei aina toteudu.
Digitointi mahdollistaa:
- tarkemman käyttöoikeuksien hallinnan
- dokumenttien hakemisen ilman fyysistä käsittelyä
- paremman auditointijäljen tietojen käytöstä
Kun arkisto on digitaalisessa muodossa, tietoturvan ja tietosuojan hallinta on usein huomattavasti helpompaa.
Turvallinen digitointiprosessi on GDPR:n perusta
GDPR:n näkökulmasta digitoinnin kriittisin vaihe on itse käsittelyprosessi. Asiakirjat sisältävät usein henkilötietoja, joten niiden käsittelyn täytyy olla kontrolloitua ja dokumentoitua. Myös tietoturvallisesti toteutettu aineistojen kuljetus on olennainen osa kokonaisvaltaista tietosuojan ja arkistoturvallisuuden hallintaa.
Vaasan Micro Copy kuljettaa ja käsittelee aineistot turvallisesti omalla luotettavalla henkilöstöllään ja omissa tiloissaan Vaasassa. Paikallinen tuotanto ja oma kalusto vähentävät riskejä, jotka liittyvät aineistojen siirtämiseen tai ulkoistamiseen ulkomaille.
Turvallinen digitointiprosessi sisältää yleensä:
- tietoturvallisen kuljetuksen
- aineiston vastaanoton ja dokumentoidun käsittelyn
- arkiston läpikäynnin ja mahdollisen seulonnan
- laadukkaan digitoinnin
- tiedostojen arkistointiin soveltuvaan muotoon tallentamisen
Vaasan Micro Copy on määrittänyt toimintaprosessin ja ohjeen liittyen toimintaan tietoturvaloukkausten tapahtuessa. Tämän prosessin mukaista toimintatapaa noudatetaan tietosuojapoikkeamien sattuessa.
Tietoturva- tietosuoja- ja salassapitositoumus
EU:n tietosuoja-asetus 2016/679 säätelee rekisterinpitäjää henkilötietojen käsittelyssä. Asetus mahdollistaa rekisterinpitäjälle määrättävän liiketoimintaan nähden suhteettoman ison hallinnollisen sakon. Asetuksen määräyksiin kuuluu, että rekisterinpitäjän on varmistettava, että henkilötietojen käsittelyyn oikeutetut henkilöt ovat sitoutuneet noudattamaan salassapitovelvollisuutta ja että he toimivat ohjeiden ja määräysten mukaisesti.
Vaasan Micro Copyn tietoturva-, tietosuoja- ja salassapitositoumus koskee kaikkia yrityksen palveluksessa olevia työntekijöitä ja muita henkilöitä, joilla on pääsy yrityksen tietojärjestelmissä ylläpidettäviin tai muussa muodossa oleviin henkilötietoihin.
Erityispiirteet mikrofilmien ja suurkuvien digitoinnissa
Monilla organisaatioilla on arkistoissaan myös mikrofilmejä, mikrokortteja ja suurikokoisia teknisiä piirustuksia. Näissä aineistoissa voi olla runsaasti henkilötietoja tai kriittistä dokumentaatiota.
Vaasan Micro Copyn erityisosaamiseen kuuluu juuri tällaisten aineistojen digitointi. Mikrofilmien ja mikrokorttien digitointi, kirjojen digitointi erikoistuneilla kirjaskannereilla sekä suurkuvaskannaus mahdollistavat myös näiden arkistojen tuomisen turvallisesti digitaaliseen muotoon.
Yli 45 vuoden kokemus auttaa käsittelemään myös hauraita ja historiallisesti arvokkaita aineistoja ilman, että ne vahingoittuvat.
Digitointi tukee tietosuojaa ja tiedon hallintaa
GDPR ei koske vain digitaalisia järjestelmiä. Se koskee kaikkea henkilötietojen käsittelyä – myös paperiarkistoja. Siksi arkistojen digitointi voi olla tärkeä askel kohti parempaa tietosuojaa ja tehokkaampaa tiedonhallintaa.
Vaasan Micro Copy tarjoaa arkistojen digitointia kokonaisvaltaisena avaimet käteen -palveluna: arkistokartoituksesta digitointiin ja tiedostojen toimittamiseen.
Jos organisaatiossanne pohditaan paperiarkiston digitointia tai tietosuojan parantamista, kannattaa aloittaa arkistokartoituksesta. Tutustu Vaasan Micro Copyn palveluihin tai jätä yhteydenottopyyntö – asiantuntijamme auttavat löytämään turvallisen ja tehokkaan ratkaisun.
Usein kysytyt kysymykset
Koskeeko GDPR myös paperiarkistoja?
Kyllä. GDPR koskee kaikkea henkilötietojen käsittelyä riippumatta siitä, ovatko tiedot paperilla vai digitaalisessa muodossa.
Miten digitointi auttaa tietosuojassa?
Digitointi mahdollistaa käyttöoikeuksien hallinnan, hakutoiminnot ja lokitiedot, joiden avulla tietojen käyttöä voidaan seurata ja hallita paremmin.
Voiko mikrofilmeillä oleva henkilötieto kuulua GDPR:n piiriin?
Kyllä. Jos mikrofilmi sisältää tunnistettavissa olevia henkilötietoja, niiden käsittelyyn sovelletaan GDPR:n vaatimuksia.
Piirustusarkiston digitoinnin takaisinmaksuaika
Monessa organisaatiossa piirustusarkisto on kriittinen osa toimintaa, mutta samalla merkittävä tehottomuuden lähde. Rakennuspiirustukset, tekniset kuvat ja kartat löytyvät usein paperisina mappeina tai rullina, joiden selaaminen vie aikaa ja hidastaa arkea.
Vaasan Micro Copy on digitoinut vaativia aineistoja jo vuodesta 1980. Pitkä kokemus osoittaa, että oikein toteutettu digitointi ei ole pelkkä arkistointiprojekti, vaan hallittu investointi tuottavuuteen – ja samalla keino täyttää Kansallisarkiston laatuvaatimukset pitkäaikaissäilytykselle.
Missä kustannukset syntyvät paperiarkistossa?
Piirustusarkiston todelliset kustannukset jäävät usein piiloon. Suurimmat kuluerät eivät liity säilytykseen, vaan ajankäyttöön:
Erityisesti kunnissa, isännöinnissä ja teollisuudessa nämä haasteet kertautuvat päivittäin. Yksittäinenkin viivästys voi hidastaa projektia, lisätä kustannuksia tai vaikeuttaa päätöksentekoa.
Digitointi Kansallisarkiston laatuvaatimusten mukaisesti
Kaikki digitointi ei ole samanarvoista. Kansallisarkisto määrittelee tarkat laatuvaatimukset digitoinnille, jotta aineistot säilyvät luotettavina ja käyttökelpoisina pitkällä aikavälillä. Näihin kuuluvat muun muassa:
Vaasan Micro Copy toteuttaa digitointiprojektit näiden vaatimusten mukaisesti. Tämä on erityisen tärkeää julkishallinnolle ja organisaatioille, joilla on lakisääteisiä arkistointivelvoitteita.
Digitointi tuo mitattavaa tehokkuutta
Kun piirustusarkisto digitoidaan laadukkaasti, tiedon saatavuus muuttuu välittömästi. Vaasan Micro Copy hyödyntää suurkuvaskannaukseen erikoistunutta kalustoa, jolla myös suuret ja herkät aineistot voidaan käsitellä tarkasti ilman vaurioita.
Hyödyt konkretisoituvat nopeasti:
OCR-tekstintunnistus (optinen tekstintunnistus) mahdollistaa myös piirustuksiin liittyvien tekstien haun, mikä tehostaa tiedon hyödyntämistä entisestään.
Takaisinmaksuaika – investointi, joka maksaa itsensä takaisin
Digitoinnin takaisinmaksuaika muodostuu pääasiassa säästetystä työajasta. Jos työntekijä käyttää päivittäin 15–30 minuuttia piirustusten etsimiseen, digitoinnin jälkeen sama tieto löytyy sekunneissa.
Tämä tarkoittaa:
Käytännössä investointi maksaa itsensä takaisin usein 6–24 kuukauden kuluessa. Lisäksi epäsuorat hyödyt, kuten virheiden väheneminen ja parempi tiedonhallinta, tuovat merkittävää lisäarvoa.
Kokonaisvaltainen palvelu varmistaa laadun
Vaasan Micro Copy tarjoaa piirustusarkistojen digitoinnin avaimet käteen -palveluna:
Kaikki aineistot käsitellään tietoturvallisesti Vaasassa omalla kalustolla. Prosessit täyttävät sekä GDPR-vaatimukset että julkishallinnon arkistointistandardit.
Yhteenveto: tehokkuutta ja vaatimustenmukaisuutta samassa investoinnissa
Piirustusarkiston digitointi ei ole pelkkä kustannus, vaan strateginen investointi tehokkuuteen, riskienhallintaan ja vaatimustenmukaiseen tiedon säilyttämiseen. Kun digitointi toteutetaan Kansallisarkiston laatuvaatimusten mukaisesti, varmistetaan aineiston käytettävyys myös tulevaisuudessa.
Vaasan Micro Copy yhdistää yli 45 vuoden kokemuksen, modernin teknologian ja kulttuurihistoriallisen aineiston ymmärryksen. Lopputuloksena on laadukas ja kestävä digitointiratkaisu.
Tutustu Vaasan Micro Copyn palveluihin ja pyydä asiantuntija tekemään arkistokartoitus – saat selkeän kuvan digitoinnin hyödyistä juuri teidän organisaatiollenne.
Usein kysytyt kysymykset
Kuinka nopeasti piirustusarkiston digitointi maksaa itsensä takaisin?
Takaisinmaksuaika riippuu arkiston koosta ja käytön aktiivisuudesta. Monessa organisaatiossa säästetty työaika alkaa kattaa digitointikustannuksia jo muutamassa vuodessa.
Voiko suurikokoisia rakennuspiirustuksia digitoida?
Kyllä. Suurkuvaskannereilla voidaan digitoida jopa 25 metriä pitkiä teknisiä piirustuksia ja karttoja säilyttäen yksityiskohdat tarkasti.
Mihin tiedostomuotoon piirustukset yleensä tallennetaan?
Usein käytetään PDF/A-muotoa, joka on pitkäaikaiseen arkistointiin tarkoitettu standardoitu tiedostomuoto ja varmistaa dokumenttien säilymisen tulevaisuudessa.
Miten löytää tietoa vanhasta paperiarkistosta nopeasti?
Vanhoihin paperiarkistoihin kätkeytyy arvokasta tietoa, mutta sen löytäminen voi olla hidasta ja epävarmaa. Mapit, irralliset dokumentit ja vuosikymmenten aikana kertyneet aineistot muodostavat kokonaisuuden, jossa tiedonhaku vie helposti enemmän aikaa kuin itse tiedon hyödyntäminen.
Vaasan Micro Copy on auttanut organisaatioita hallitsemaan ja digitoimaan arkistojaan jo vuodesta 1980. Pitkä kokemus erilaisista aineistoista on osoittanut, että nopea tiedonlöytäminen ei ole pelkästään tekninen kysymys – se alkaa arkiston rakenteesta ja päättyy digitaaliseen hakutoimintoon.
Arkistojen yleisimmät haasteet
Vanhoissa paperiarkistoissa tieto on usein hajallaan. Dokumentteja on säilytetty eri järjestelmillä eri aikakausina, eikä alkuperäinen luokittelutapa välttämättä enää palvele nykyisiä tarpeita.
Tyypillisiä haasteita ovat esimerkiksi:
Kun tietoa joudutaan etsimään manuaalisesti mapista toiseen, yksittäisen dokumentin löytäminen voi kestää kymmeniä minuutteja tai jopa tunteja.
Digitointi tuo rakenteen ja hakunopeuden
Kun paperiaineisto digitoidaan, tieto muuttuu haettavaksi ja helposti hallittavaksi. Vaasan Micro Copy toteuttaa digitoinnin Kansallisarkiston laatuvaatimusten mukaisesti, mikä varmistaa aineiston pitkäaikaisen säilyvyyden ja käytettävyyden.
Digitoinnissa keskeisiä käsitteitä ovat:
Näiden teknologioiden ansiosta yksittäinen asiakirja löytyy sekunneissa hakusanalla, ilman manuaalista selaamista.
Kokonaisvaltainen digitointiprosessi säästää aikaa
Pelkkä skannaus ei riitä, jos aineistoa ei ole ensin järjestetty. Vaasan Micro Copy tarjoaa avaimet käteen -palvelun, joka sisältää:
Erityisosaamista ovat kulttuurihistoriallisesti arvokkaat aineistot, mikrofilmien ja mikrokorttien digitointi sekä sidottujen kirjojen käsittely erikoiskirjaskannereilla ilman vaurioita. Myös suurkuvat, kuten rakennuspiirustukset ja kartat, digitoidaan tarkasti.
Kaikki aineistot käsitellään tietoturvallisesti Vaasassa Vaasan Micro Copyn omalla kalustolla. Tämä on erityisen tärkeää, kun käsitellään henkilötietoja tai julkishallinnon asiakirjoja. Prosessit suunnitellaan GDPR-vaatimusten mukaisesti, ja asiakas voi luottaa siihen, että aineisto pysyy hallitusti koko digitointiprosessin ajan.
Paperiarkistosta tehokkaaksi tietoresurssiksi
Hyvin toteutettu digitointiprojekti muuttaa arkiston luonteen täysin. Sen sijaan, että tieto olisi hajallaan mappeina varastossa, se on haettavissa muutamassa sekunnissa.
Yli 45 vuoden kokemus arkistojen käsittelystä auttaa Vaasan Micro Copya tunnistamaan myös haastavat aineistot ja löytämään tehokkaimmat digitointiratkaisut.
Jos organisaatiossanne pohditaan, miten vanhasta paperiarkistosta löytyisi tieto nopeammin, ensimmäinen askel on arkistokartoitus. Tutustu Vaasan Micro Copyn palveluihin tai jätä yhteydenottopyyntö – yhdessä voidaan rakentaa arkisto, joka palvelee tehokkaasti myös digitaalisessa toimintaympäristössä.
Usein kysytyt kysymykset
Kuinka kauan tiedon etsiminen paperiarkistosta yleensä kestää?
Manuaalisessa arkistossa yksittäisen dokumentin etsiminen voi kestää minuuteista jopa tunteihin. Digitoidussa arkistossa sama tieto löytyy hakusanalla sekunneissa.
Mikä on OCR ja miksi se on tärkeä?
OCR (Optical Character Recognition) on tekstintunnistusteknologia, joka muuntaa skannatun dokumentin tekstin hakukelpoiseksi. Sen avulla digitoiduista dokumenteista voidaan etsiä tietoa hakusanoilla.
Voiko suurikokoisia piirustuksia ja karttoja digitoida?
Kyllä. Vaasan Micro Copy käyttää digitoinnissa suurkuvaskannereita, joilla voidaan skannata karttoja, rakennuspiirustuksia ja muita suurikokoisia dokumentteja joiden pituus voi olla jopa 25 metriä.
GDPR-vaatimukset paperiarkiston digitoinnissa
Monien organisaatioiden arkistoissa säilytetään edelleen suuria määriä paperisia asiakirjoja: sopimuksia, henkilötietoja sisältäviä dokumentteja, rakennuspiirustuksia ja historiallisia aineistoja. Vaikka dokumentit olisivat fyysisessä arkistossa, ne kuuluvat silti EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen eli GDPR:n (General Data Protection Regulation) piiriin.
Kun paperiarkisto päätetään digitoida, EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679) nousee keskeiseksi kysymykseksi. Tällöin tilaaja ja palveluntuottaja laativat sopimuksen henkilötietojen käsittelystä, jolloin 28 artiklassa tarkoitettu rekisterinpitäjä valtuuttaa käsittelijän väliaikaiseksi henkilötietojen käsittelijäksi.
Vaasan Micro Copy on digitoinut aineistoja jo vuodesta 1980 joten pitkä kokemus arkistojen käsittelystä auttaa varmistamaan, että digitointiprosessi täyttää kaikki tietosuojavaatimukset.
Miksi paperiarkisto voi olla tietosuojariski
Paperimuotoinen arkisto saattaa tuntua turvalliselta, mutta käytännössä sen hallinta on usein puutteellista. Asiakirjoihin voi päästä käsiksi ilman lokitietoja, mappeja siirtyy työpöydältä toiselle ja arkistojen sisältöä on vaikea hallita kokonaisuutena.
GDPR edellyttää, että henkilötietoja käsitellään hallitusti ja että organisaatio pystyy osoittamaan, kuka tietoja käsittelee ja mihin tarkoitukseen. Fyysisessä arkistossa tämä ei aina toteudu.
Digitointi mahdollistaa:
Kun arkisto on digitaalisessa muodossa, tietoturvan ja tietosuojan hallinta on usein huomattavasti helpompaa.
Turvallinen digitointiprosessi on GDPR:n perusta
GDPR:n näkökulmasta digitoinnin kriittisin vaihe on itse käsittelyprosessi. Asiakirjat sisältävät usein henkilötietoja, joten niiden käsittelyn täytyy olla kontrolloitua ja dokumentoitua. Myös tietoturvallisesti toteutettu aineistojen kuljetus on olennainen osa kokonaisvaltaista tietosuojan ja arkistoturvallisuuden hallintaa.
Vaasan Micro Copy kuljettaa ja käsittelee aineistot turvallisesti omalla luotettavalla henkilöstöllään ja omissa tiloissaan Vaasassa. Paikallinen tuotanto ja oma kalusto vähentävät riskejä, jotka liittyvät aineistojen siirtämiseen tai ulkoistamiseen ulkomaille.
Turvallinen digitointiprosessi sisältää yleensä:
Vaasan Micro Copy on määrittänyt toimintaprosessin ja ohjeen liittyen toimintaan tietoturvaloukkausten tapahtuessa. Tämän prosessin mukaista toimintatapaa noudatetaan tietosuojapoikkeamien sattuessa.
Tietoturva- tietosuoja- ja salassapitositoumus
EU:n tietosuoja-asetus 2016/679 säätelee rekisterinpitäjää henkilötietojen käsittelyssä. Asetus mahdollistaa rekisterinpitäjälle määrättävän liiketoimintaan nähden suhteettoman ison hallinnollisen sakon. Asetuksen määräyksiin kuuluu, että rekisterinpitäjän on varmistettava, että henkilötietojen käsittelyyn oikeutetut henkilöt ovat sitoutuneet noudattamaan salassapitovelvollisuutta ja että he toimivat ohjeiden ja määräysten mukaisesti.
Vaasan Micro Copyn tietoturva-, tietosuoja- ja salassapitositoumus koskee kaikkia yrityksen palveluksessa olevia työntekijöitä ja muita henkilöitä, joilla on pääsy yrityksen tietojärjestelmissä ylläpidettäviin tai muussa muodossa oleviin henkilötietoihin.
Erityispiirteet mikrofilmien ja suurkuvien digitoinnissa
Monilla organisaatioilla on arkistoissaan myös mikrofilmejä, mikrokortteja ja suurikokoisia teknisiä piirustuksia. Näissä aineistoissa voi olla runsaasti henkilötietoja tai kriittistä dokumentaatiota.
Vaasan Micro Copyn erityisosaamiseen kuuluu juuri tällaisten aineistojen digitointi. Mikrofilmien ja mikrokorttien digitointi, kirjojen digitointi erikoistuneilla kirjaskannereilla sekä suurkuvaskannaus mahdollistavat myös näiden arkistojen tuomisen turvallisesti digitaaliseen muotoon.
Yli 45 vuoden kokemus auttaa käsittelemään myös hauraita ja historiallisesti arvokkaita aineistoja ilman, että ne vahingoittuvat.
Digitointi tukee tietosuojaa ja tiedon hallintaa
GDPR ei koske vain digitaalisia järjestelmiä. Se koskee kaikkea henkilötietojen käsittelyä – myös paperiarkistoja. Siksi arkistojen digitointi voi olla tärkeä askel kohti parempaa tietosuojaa ja tehokkaampaa tiedonhallintaa.
Vaasan Micro Copy tarjoaa arkistojen digitointia kokonaisvaltaisena avaimet käteen -palveluna: arkistokartoituksesta digitointiin ja tiedostojen toimittamiseen.
Jos organisaatiossanne pohditaan paperiarkiston digitointia tai tietosuojan parantamista, kannattaa aloittaa arkistokartoituksesta. Tutustu Vaasan Micro Copyn palveluihin tai jätä yhteydenottopyyntö – asiantuntijamme auttavat löytämään turvallisen ja tehokkaan ratkaisun.
Usein kysytyt kysymykset
Koskeeko GDPR myös paperiarkistoja?
Kyllä. GDPR koskee kaikkea henkilötietojen käsittelyä riippumatta siitä, ovatko tiedot paperilla vai digitaalisessa muodossa.
Miten digitointi auttaa tietosuojassa?
Digitointi mahdollistaa käyttöoikeuksien hallinnan, hakutoiminnot ja lokitiedot, joiden avulla tietojen käyttöä voidaan seurata ja hallita paremmin.
Voiko mikrofilmeillä oleva henkilötieto kuulua GDPR:n piiriin?
Kyllä. Jos mikrofilmi sisältää tunnistettavissa olevia henkilötietoja, niiden käsittelyyn sovelletaan GDPR:n vaatimuksia.
Arkiston digitoinnin hinta per hyllymetri – mitä se todella sisältää?
Monessa organisaatiossa arkistot vievät edelleen merkittävästi fyysistä tilaa: mappeja, piirustuksia, mikrofilmejä ja sidottuja kirjoja säilytetään varastoissa, kellareissa ja arkistohuoneissa. Kun digitointi tulee ajankohtaiseksi, yksi yleisimmistä kysymyksistä on: paljonko arkiston digitointi maksaa per hyllymetri?
Vaasan Micro Copy on digitoinut arkistoja jo vuodesta 1980. Pitkä kokemus on osoittanut, että hyllymetri on hyvä lähtökohta kustannusten arviointiin – mutta todellinen hinta muodostuu useista tekijöistä. Oikein toteutettu digitointi ei ole pelkkää skannausta, vaan hallittu prosessi, joka varmistaa aineiston käytettävyyden ja säilyvyyden tulevaisuudessa.
Mitä hyllymetri tarkoittaa digitoinnissa?
Hyllymetri tarkoittaa yhden metrin mittaista arkistohyllyä täynnä asiakirjoja. Yksi hyllymetri voi sisältää esimerkiksi:
Digitointiprojekteissa hyllymetri antaa nopeasti hahmotettavan mittakaavan koko arkiston laajuudesta.
Mistä arkiston digitoinnin hinta muodostuu?
Digitoinnin kustannuksiin vaikuttavat erityisesti seuraavat tekijät:
1. Aineiston kunto ja valmistelu
Ennen digitointia aineisto täytyy usein valmistella. Tämä voi sisältää:
Vaasan Micro Copy tarjoaa tarvittaessa avaimet käteen -digitointipalvelun, jossa arkisto käydään läpi, järjestetään ja digitoidaan kokonaisuutena.
2. Skannauksen tekniset vaatimukset
Digitointiin vaikuttavat myös tekniset määritykset:
Nämä ominaisuudet parantavat aineiston käytettävyyttä, mutta vaikuttavat myös työn laajuuteen.
3. Erikoisaineistot
Kaikki arkistot eivät koostu pelkästään A4-dokumenteista. Vaasan Micro Copyn erityisosaamista ovat esimerkiksi:
Erikoisaineistot vaativat erikoislaitteita ja osaamista, mikä huomioidaan projektin hinnoittelussa.
Tyypillinen hintahaarukka per hyllymetri
Käytännössä arkiston digitoinnin hinta on usein muutamista sadoista euroista noin tuhanteen euroon per hyllymetri.
Hintaan vaikuttavat esimerkiksi:
Siksi tarkka kustannus selviää yleensä arkistokartoituksen jälkeen.
Turvallinen digitointi paikallisesti Vaasassa
Arkistot sisältävät usein luottamuksellista tietoa. Vaasan Micro Copy käsittelee aineistot turvallisesti omissa tiloissaan Vaasassa omalla kalustollaan. Tämä on tärkeää erityisesti julkishallinnolle, taloyhtiöille ja organisaatioille, joiden on huomioitava esimerkiksi GDPR-tietosuojavaatimukset sekä julkisen sektorin arkistointisäännökset.
Yli 45 vuoden kokemus takaa sen, että myös haastavat aineistot – vanhat mikrofilmit, haurastuneet dokumentit tai suurikokoiset piirustukset – voidaan digitoida luotettavasti.
Yhteenveto:
Digitointi alkaa kartoituksesta.
Hyllymetri on hyvä tapa arvioida arkiston digitointiprojektin laajuutta ja kustannuksia. Lopullinen hinta riippuu kuitenkin aineiston rakenteesta, teknisistä vaatimuksista ja käsittelytarpeesta.
Vaasan Micro Copy auttaa mielellään arkiston kartoituksessa, jonka perusteella voidaan määrittää kustannustehokas ja turvallinen digitointiratkaisu.
Tutustu palveluihimme tai jätä yhteydenottopyyntö arkistokartoitusta varten.
Usein kysytyt kysymykset
Paljonko yksi hyllymetri arkistoa sisältää sivuja?
Yleensä noin 3 000–6 000 sivua riippuen mapituksesta ja dokumenttien koosta ja luonteesta.
Voiko vanhat mikrofilmit digitoida samaan projektiin?
Kyllä. Vaasan Micro Copy on erikoistunut mikrofilmien ja mikrokorttien digitointiin.
Voiko skannatusta arkistosta hakea tekstiä?
Kyllä. OCR-tekstintunnistus muuttaa skannatut dokumentit hakukelpoisiksi tiedostoiksi, joita voi etsiä esimerkiksi PDF/A-arkistotiedostoista.