Arkistotilan vuokran säästö digitoinnin avulla
Monissa organisaatioissa fyysiset arkistot vievät yllättävän paljon tilaa ja sitovat merkittäviä kustannuksia. Erityisesti suurissa kiinteistöissä tai kaupunkikeskustoissa arkistotilan vuokra voi muodostua huomattavaksi kulueräksi. Samalla tiedon käytettävyys on rajallista ja ylläpito työlästä. Vaasan Micro Copy on auttanut organisaatioita jo vuodesta 1980 muuttamaan fyysiset arkistot tehokkaiksi digitaalisiksi kokonaisuuksiksi – hallitusti ja tietoturvallisesti.
Fyysisen arkistoinnin piilokustannukset
Arkistotilan kustannukset eivät rajoitu pelkkään vuokraan. Kokonaiskustannuksiin vaikuttavat myös:
- Tilanhallinta ja ylläpito
- Henkilöstön käyttämä aika asiakirjojen etsimiseen
- Riskit, kuten kosteus, tulipalot tai aineiston kuluminen
- Päällekkäinen tiedon säilytys eri paikoissa
Kun nämä tekijät lasketaan yhteen, fyysisen arkiston todellinen kustannus on usein huomattavasti arvioitua suurempi.
Digitointi vapauttaa tilaa tehokkaaseen käyttöön
Digitoinnin keskeinen hyöty on konkreettinen: arkistotila voidaan vapauttaa muuhun käyttöön tai siitä voidaan luopua kokonaan. Tämä näkyy suoraan kustannussäästöinä.
Vaasan Micro Copyn toteuttamissa projekteissa asiakasorganisaatiot ovat voineet:
- Vähentää arkistotilaa merkittävästi tai luopua siitä kokonaan
- Tehostaa toimitilojen käyttöä
- Siirtää arkistot pois kalliista neliöistä edullisempiin ratkaisuihin tai täysin digitaaliseen ympäristöön
Kaikki aineistot digitaalisiksi – turvallisesti ja laadukkaasti
Arkistot sisältävät usein monimuotoista aineistoa: sopimuksia, piirustuksia, kirjoja, mikrofilmejä ja karttoja. Vaasan Micro Copy tarjoaa ratkaisut kaikkiin näihin:
Kirjojen ja sidottujen aineistojen digitointi
Erikoiskirjaskannerit mahdollistavat digitoinnin ilman, että aineisto vahingoittuu – tärkeää erityisesti kulttuurihistoriallisesti arvokkaissa kokoelmissa.
Mikrofilmit ja mikrokortit sisältävät usein kriittistä historiallista tietoa. Niiden digitointi parantaa saavutettavuutta ja vähentää erikoislaitteiden tarvetta.
Rakennuspiirustukset ja kartat voidaan digitoida tarkasti suurkuvaskannauksella.
Lue lisää palveluistamme ja referensseistämme.
Digitoinnissa huomioidaan myös tekniset vaatimukset:
- DPI (dots per inch) määrittää kuvan tarkkuuden
- OCR (optical character recognition) tekee sisällöstä haettavaa
- PDF/A varmistaa tiedostojen pitkäaikaissäilytyksen
Kaikki digitointi toteutetaan Kansallisarkiston laatuvaatimusten mukaisesti.
Avaimet käteen -palvelu tuo varmuutta
Digitointiprojekti ei ole pelkkä skannausprosessi. Vaasan Micro Copy tarjoaa kokonaispalvelun, joka kattaa:
- Arkiston kartoituksen
- Aineiston järjestelyn ja seulonnan
- Digitoinnin ja laadunvarmistuksen
- Valmiin digitaalisen aineiston toimituksen
Kaikki aineistot käsitellään tietoturvallisesti Vaasassa omalla kalustolla, mikä varmistaa GDPR-vaatimusten täyttymisen ja aineiston hallinnan koko prosessin ajan.
Pitkä kokemus näkyy kustannussäästöinä
Yli 45 vuoden kokemus tarkoittaa käytännössä tehokkaita prosesseja ja kykyä tunnistaa säästöpotentiaali jo projektin alkuvaiheessa. Oikein toteutettu digitointi maksaa itsensä takaisin usein yllättävän nopeasti, kun arkistotilan kustannukset pienenevät ja tiedon käyttö tehostuu.
Digitointi ei ole pelkkä kustannus – se on investointi, joka vapauttaa tilaa, pienentää kuluja ja parantaa tiedon saavutettavuutta. Kun projekti suunnitellaan huolellisesti ja toteutetaan kokeneen kumppanin kanssa, hyödyt ovat nopeasti mitattavissa.
Vaasan Micro Copy auttaa organisaatioita muuttamaan arkistot kustannustehokkaiksi digitaalisiksi ratkaisuiksi. Ota yhteyttä ja pyydä arkistokartoitus – löydät konkreettiset säästökohteet jo ennen projektin aloitusta.
