tiedostokansioita tietokoneen näytöllä

Miten löytää tietoa vanhasta paperiarkistosta nopeasti?

Vanhoihin paperiarkistoihin kätkeytyy arvokasta tietoa, mutta sen löytäminen voi olla hidasta ja epävarmaa. Mapit, irralliset dokumentit ja vuosikymmenten aikana kertyneet aineistot muodostavat kokonaisuuden, jossa tiedonhaku vie helposti enemmän aikaa kuin itse tiedon hyödyntäminen.

Vaasan Micro Copy on auttanut organisaatioita hallitsemaan ja digitoimaan arkistojaan jo vuodesta 1980. Pitkä kokemus erilaisista aineistoista on osoittanut, että nopea tiedonlöytäminen ei ole pelkästään tekninen kysymys – se alkaa arkiston rakenteesta ja päättyy digitaaliseen hakutoimintoon.

Arkistojen yleisimmät haasteet

Vanhoissa paperiarkistoissa tieto on usein hajallaan. Dokumentteja on säilytetty eri järjestelmillä eri aikakausina, eikä alkuperäinen luokittelutapa välttämättä enää palvele nykyisiä tarpeita.

Tyypillisiä haasteita ovat esimerkiksi:

  • dokumenttien puutteellinen luokittelu
  • useat eri arkistointikäytännöt vuosien varrelta
  • hauraat tai vaikeasti käsiteltävät aineistot
  • mikrofilmeille tallennettu tieto, jonka selaaminen on hidasta

Kun tietoa joudutaan etsimään manuaalisesti mapista toiseen, yksittäisen dokumentin löytäminen voi kestää kymmeniä minuutteja tai jopa tunteja.

Digitointi tuo rakenteen ja hakunopeuden

Kun paperiaineisto digitoidaan, tieto muuttuu haettavaksi ja helposti hallittavaksi. Vaasan Micro Copy toteuttaa digitoinnin Kansallisarkiston laatuvaatimusten mukaisesti, mikä varmistaa aineiston pitkäaikaisen säilyvyyden ja käytettävyyden.

Digitoinnissa keskeisiä käsitteitä ovat:

  • DPI (dots per inch): määrittää kuvan tarkkuuden. Riittävä tarkkuus takaa, että yksityiskohdat säilyvät.
  • OCR (Optical Character Recognition): tekstintunnistus, jonka avulla skannatuista dokumenteista tulee sanahakukelpoisia.
  • PDF/A: arkistointiin tarkoitettu tiedostomuoto, joka varmistaa dokumentin säilymisen muuttumattomana pitkällä aikavälillä.

Näiden teknologioiden ansiosta yksittäinen asiakirja löytyy sekunneissa hakusanalla, ilman manuaalista selaamista.

Kokonaisvaltainen digitointiprosessi säästää aikaa

Pelkkä skannaus ei riitä, jos aineistoa ei ole ensin järjestetty. Vaasan Micro Copy tarjoaa avaimet käteen -palvelun, joka sisältää:

  • arkiston läpikäynnin ja seulonnan
  • aineiston järjestämisen ja luokittelun
  • digitoinnin ja metatietojen määrittelyn

Erityisosaamista ovat kulttuurihistoriallisesti arvokkaat aineistot, mikrofilmien ja mikrokorttien digitointi sekä sidottujen kirjojen käsittely erikoiskirjaskannereilla ilman vaurioita. Myös suurkuvat, kuten rakennuspiirustukset ja kartat, digitoidaan tarkasti.

Kaikki aineistot käsitellään tietoturvallisesti Vaasassa Vaasan Micro Copyn omalla kalustolla. Tämä on erityisen tärkeää, kun käsitellään henkilötietoja tai julkishallinnon asiakirjoja. Prosessit suunnitellaan GDPR-vaatimusten mukaisesti, ja asiakas voi luottaa siihen, että aineisto pysyy hallitusti koko digitointiprosessin ajan.

Paperiarkistosta tehokkaaksi tietoresurssiksi

Hyvin toteutettu digitointiprojekti muuttaa arkiston luonteen täysin. Sen sijaan, että tieto olisi hajallaan mappeina varastossa, se on haettavissa muutamassa sekunnissa.

Yli 45 vuoden kokemus arkistojen käsittelystä auttaa Vaasan Micro Copya tunnistamaan myös haastavat aineistot ja löytämään tehokkaimmat digitointiratkaisut.

Jos organisaatiossanne pohditaan, miten vanhasta paperiarkistosta löytyisi tieto nopeammin, ensimmäinen askel on arkistokartoitus. Tutustu Vaasan Micro Copyn palveluihin tai jätä yhteydenottopyyntö – yhdessä voidaan rakentaa arkisto, joka palvelee tehokkaasti myös digitaalisessa toimintaympäristössä.

GDPR-tietosuojavaatimus

GDPR-vaatimukset paperiarkiston digitoinnissa

Monien organisaatioiden arkistoissa säilytetään edelleen suuria määriä paperisia asiakirjoja: sopimuksia, henkilötietoja sisältäviä dokumentteja, rakennuspiirustuksia ja historiallisia aineistoja. Vaikka dokumentit olisivat fyysisessä arkistossa, ne kuuluvat silti EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen eli GDPR:n (General Data Protection Regulation) piiriin.

Kun paperiarkisto päätetään digitoida, EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679) nousee keskeiseksi kysymykseksi. Tällöin tilaaja ja palveluntuottaja laativat sopimuksen henkilötietojen käsittelystä, jolloin 28 artiklassa tarkoitettu rekisterinpitäjä valtuuttaa käsittelijän väliaikaiseksi henkilötietojen käsittelijäksi.

Vaasan Micro Copy on digitoinut aineistoja jo vuodesta 1980 joten pitkä kokemus arkistojen käsittelystä auttaa varmistamaan, että digitointiprosessi täyttää kaikki tietosuojavaatimukset.

Miksi paperiarkisto voi olla tietosuojariski

Paperimuotoinen arkisto saattaa tuntua turvalliselta, mutta käytännössä sen hallinta on usein puutteellista. Asiakirjoihin voi päästä käsiksi ilman lokitietoja, mappeja siirtyy työpöydältä toiselle ja arkistojen sisältöä on vaikea hallita kokonaisuutena.

GDPR edellyttää, että henkilötietoja käsitellään hallitusti ja että organisaatio pystyy osoittamaan, kuka tietoja käsittelee ja mihin tarkoitukseen. Fyysisessä arkistossa tämä ei aina toteudu.

Digitointi mahdollistaa:

  • tarkemman käyttöoikeuksien hallinnan
  • dokumenttien hakemisen ilman fyysistä käsittelyä
  • paremman auditointijäljen tietojen käytöstä

Kun arkisto on digitaalisessa muodossa, tietoturvan ja tietosuojan hallinta on usein huomattavasti helpompaa.

Turvallinen digitointiprosessi on GDPR:n perusta

GDPR:n näkökulmasta digitoinnin kriittisin vaihe on itse käsittelyprosessi. Asiakirjat sisältävät usein henkilötietoja, joten niiden käsittelyn täytyy olla kontrolloitua ja dokumentoitua. Myös tietoturvallisesti toteutettu aineistojen kuljetus on olennainen osa kokonaisvaltaista tietosuojan ja arkistoturvallisuuden hallintaa.

Vaasan Micro Copy kuljettaa ja käsittelee aineistot turvallisesti omalla luotettavalla henkilöstöllään ja omissa tiloissaan Vaasassa. Paikallinen tuotanto ja oma kalusto vähentävät riskejä, jotka liittyvät aineistojen siirtämiseen tai ulkoistamiseen ulkomaille.

Turvallinen digitointiprosessi sisältää yleensä:

  • tietoturvallisen kuljetuksen
  • aineiston vastaanoton ja dokumentoidun käsittelyn
  • arkiston läpikäynnin ja mahdollisen seulonnan
  • laadukkaan digitoinnin
  • tiedostojen arkistointiin soveltuvaan muotoon tallentamisen

Vaasan Micro Copy on määrittänyt toimintaprosessin ja ohjeen liittyen toimintaan tietoturvaloukkausten tapahtuessa. Tämän prosessin mukaista toimintatapaa noudatetaan tietosuojapoikkeamien sattuessa.

Tietoturva- tietosuoja- ja salassapitositoumus

EU:n tietosuoja-asetus 2016/679 säätelee rekisterinpitäjää henkilötietojen käsittelyssä. Asetus mahdollistaa rekisterinpitäjälle määrättävän liiketoimintaan nähden suhteettoman ison hallinnollisen sakon. Asetuksen määräyksiin kuuluu, että rekisterinpitäjän on varmistettava, että henkilötietojen käsittelyyn oikeutetut henkilöt ovat sitoutuneet noudattamaan salassapitovelvollisuutta ja että he toimivat ohjeiden ja määräysten mukaisesti.

Vaasan Micro Copyn tietoturva-, tietosuoja- ja salassapitositoumus koskee kaikkia yrityksen palveluksessa olevia työntekijöitä ja muita henkilöitä, joilla on pääsy yrityksen tietojärjestelmissä ylläpidettäviin tai muussa muodossa oleviin henkilötietoihin.

Erityispiirteet mikrofilmien ja suurkuvien digitoinnissa

Monilla organisaatioilla on arkistoissaan myös mikrofilmejä, mikrokortteja ja suurikokoisia teknisiä piirustuksia. Näissä aineistoissa voi olla runsaasti henkilötietoja tai kriittistä dokumentaatiota.

Vaasan Micro Copyn erityisosaamiseen kuuluu juuri tällaisten aineistojen digitointi. Mikrofilmien ja mikrokorttien digitointi, kirjojen digitointi erikoistuneilla kirjaskannereilla sekä suurkuvaskannaus mahdollistavat myös näiden arkistojen tuomisen turvallisesti digitaaliseen muotoon.

Yli 45 vuoden kokemus auttaa käsittelemään myös hauraita ja historiallisesti arvokkaita aineistoja ilman, että ne vahingoittuvat.

Digitointi tukee tietosuojaa ja tiedon hallintaa

GDPR ei koske vain digitaalisia järjestelmiä. Se koskee kaikkea henkilötietojen käsittelyä – myös paperiarkistoja. Siksi arkistojen digitointi voi olla tärkeä askel kohti parempaa tietosuojaa ja tehokkaampaa tiedonhallintaa.

Vaasan Micro Copy tarjoaa arkistojen digitointia kokonaisvaltaisena avaimet käteen -palveluna: arkistokartoituksesta digitointiin ja tiedostojen toimittamiseen.

Jos organisaatiossanne pohditaan paperiarkiston digitointia tai tietosuojan parantamista, kannattaa aloittaa arkistokartoituksesta. Tutustu Vaasan Micro Copyn palveluihin tai jätä yhteydenottopyyntö – asiantuntijamme auttavat löytämään turvallisen ja tehokkaan ratkaisun.

hyllyrivi digitoitavia mappeja

Arkiston digitoinnin hinta per hyllymetri – mitä se todella sisältää?

Monessa organisaatiossa arkistot vievät edelleen merkittävästi fyysistä tilaa: mappeja, piirustuksia, mikrofilmejä ja sidottuja kirjoja säilytetään varastoissa, kellareissa ja arkistohuoneissa. Kun digitointi tulee ajankohtaiseksi, yksi yleisimmistä kysymyksistä on: paljonko arkiston digitointi maksaa per hyllymetri?

Vaasan Micro Copy on digitoinut arkistoja jo vuodesta 1980. Pitkä kokemus on osoittanut, että hyllymetri on hyvä lähtökohta kustannusten arviointiin – mutta todellinen hinta muodostuu useista tekijöistä. Oikein toteutettu digitointi ei ole pelkkää skannausta, vaan hallittu prosessi, joka varmistaa aineiston käytettävyyden ja säilyvyyden tulevaisuudessa.

Mitä hyllymetri tarkoittaa digitoinnissa?

Hyllymetri tarkoittaa yhden metrin mittaista arkistohyllyä täynnä asiakirjoja. Yksi hyllymetri voi sisältää esimerkiksi:

  • 6–8 arkistomappia
  • 5-7 rakennusvalvonnan lupapiirustuskoteloa
  • noin 160 potilaskertomusta
  • 3 000–11 000 asiakirjasivua
  • eri kokoisia dokumentteja

Digitointiprojekteissa hyllymetri antaa nopeasti hahmotettavan mittakaavan koko arkiston laajuudesta.

Mistä arkiston digitoinnin hinta muodostuu?

Digitoinnin kustannuksiin vaikuttavat erityisesti seuraavat tekijät:

1. Aineiston kunto ja valmistelu

Ennen digitointia aineisto täytyy usein valmistella. Tämä voi sisältää:

  • niittien ja klemmarien poistamisen
  • asiakirjojen lajittelun
  • arkiston seulonnan

Vaasan Micro Copy tarjoaa tarvittaessa avaimet käteen -digitointipalvelun, jossa arkisto käydään läpi, järjestetään ja digitoidaan kokonaisuutena.

2. Skannauksen tekniset vaatimukset

Digitointiin vaikuttavat myös tekniset määritykset:

  • DPI (dots per inch) tarkoittaa kuvan tarkkuutta. Esimerkiksi 300 DPI on yleinen arkistodigitoinnin tarkkuus.
  • OCR (Optical Character Recognition) eli tekstintunnistus muuttaa skannatun kuvan hakukelpoiseksi tekstiksi.
  • PDF/A on pitkäaikaiseen säilytykseen tarkoitettu tiedostomuoto, jota käytetään laajasti arkistoinnissa.

Nämä ominaisuudet parantavat aineiston käytettävyyttä, mutta vaikuttavat myös työn laajuuteen.

3. Erikoisaineistot

Kaikki arkistot eivät koostu pelkästään A4-dokumenteista. Vaasan Micro Copyn erityisosaamista ovat esimerkiksi:

  • mikrofilmien ja mikrokorttien digitointi
  • sidottujen kirjojen digitointi kirjaskannereilla
  • karttojen ja piirustusten suurkuvaskannaus jopa 25m pitkille piirustuksille

Erikoisaineistot vaativat erikoislaitteita ja osaamista, mikä huomioidaan projektin hinnoittelussa.

Tyypillinen hintahaarukka per hyllymetri

Käytännössä arkiston digitoinnin hinta on usein muutamista sadoista euroista noin tuhanteen euroon per hyllymetri.

Hintaan vaikuttavat esimerkiksi:

  • dokumenttien määrä ja koko
  • valmistelutyön tarve
  • metatietojen lisääminen
  • OCR-tekstintunnistus
  • erikoisaineistot

Siksi tarkka kustannus selviää yleensä arkistokartoituksen jälkeen.

Turvallinen digitointi paikallisesti Vaasassa

Arkistot sisältävät usein luottamuksellista tietoa. Vaasan Micro Copy käsittelee aineistot turvallisesti omissa tiloissaan Vaasassa omalla kalustollaan. Tämä on tärkeää erityisesti julkishallinnolle, taloyhtiöille ja organisaatioille, joiden on huomioitava esimerkiksi GDPR-tietosuojavaatimukset sekä julkisen sektorin arkistointisäännökset.

Yli 45 vuoden kokemus takaa sen, että myös haastavat aineistot – vanhat mikrofilmit, haurastuneet dokumentit tai suurikokoiset piirustukset – voidaan digitoida luotettavasti.

 

Yhteenveto:

Digitointi alkaa kartoituksesta.

Hyllymetri on hyvä tapa arvioida arkiston digitointiprojektin laajuutta ja kustannuksia. Lopullinen hinta riippuu kuitenkin aineiston rakenteesta, teknisistä vaatimuksista ja käsittelytarpeesta.

Vaasan Micro Copy auttaa mielellään arkiston kartoituksessa, jonka perusteella voidaan määrittää kustannustehokas ja turvallinen digitointiratkaisu.

Tutustu palveluihimme tai jätä yhteydenottopyyntö arkistokartoitusta varten.