Artikkelit

Monessa organisaatiossa arkistot vievät edelleen merkittävästi fyysistä tilaa: mappeja, piirustuksia, mikrofilmejä ja sidottuja kirjoja säilytetään varastoissa, kellareissa ja arkistohuoneissa. Kun digitointi tulee ajankohtaiseksi, yksi yleisimmistä kysymyksistä on: paljonko arkiston digitointi maksaa per hyllymetri?

Vaasan Micro Copy on digitoinut arkistoja jo vuodesta 1980. Pitkä kokemus on osoittanut, että hyllymetri on hyvä lähtökohta kustannusten arviointiin – mutta todellinen hinta muodostuu useista tekijöistä. Oikein toteutettu digitointi ei ole pelkkää skannausta, vaan hallittu prosessi, joka varmistaa aineiston käytettävyyden ja säilyvyyden tulevaisuudessa.

Mitä hyllymetri tarkoittaa digitoinnissa?

Hyllymetri tarkoittaa yhden metrin mittaista arkistohyllyä täynnä asiakirjoja. Yksi hyllymetri voi sisältää esimerkiksi:

• 6–8 arkistomappia
• 5-7 rakennusvalvonnan lupapiirustuskoteloa
• noin 160 potilaskertomusta
• 3 000–11 000 asiakirjasivua
• eri kokoisia dokumentteja

Digitointiprojekteissa hyllymetri antaa nopeasti hahmotettavan mittakaavan koko arkiston laajuudesta.

Mistä arkiston digitoinnin hinta muodostuu?

Digitoinnin kustannuksiin vaikuttavat erityisesti seuraavat tekijät:

1. Aineiston kunto ja valmistelu

Ennen digitointia aineisto täytyy usein valmistella. Tämä voi sisältää:

• niittien ja klemmarien poistamisen
• asiakirjojen lajittelun
• arkiston seulonnan

Vaasan Micro Copy tarjoaa tarvittaessa avaimet käteen -digitointipalvelun, jossa arkisto käydään läpi, järjestetään ja digitoidaan kokonaisuutena.

2. Skannauksen tekniset vaatimukset

Digitointiin vaikuttavat myös tekniset määritykset:

• DPI (dots per inch) tarkoittaa kuvan tarkkuutta. Esimerkiksi 300 DPI on yleinen arkistodigitoinnin tarkkuus.
• OCR (Optical Character Recognition) eli tekstintunnistus muuttaa skannatun kuvan hakukelpoiseksi tekstiksi.
• PDF/A on pitkäaikaiseen säilytykseen tarkoitettu tiedostomuoto, jota käytetään laajasti arkistoinnissa.

Nämä ominaisuudet parantavat aineiston käytettävyyttä, mutta vaikuttavat myös työn laajuuteen.

3. Erikoisaineistot

Kaikki arkistot eivät koostu pelkästään A4-dokumenteista. Vaasan Micro Copyn erityisosaamista ovat esimerkiksi:

• mikrofilmien ja mikrokorttien digitointi
• sidottujen kirjojen digitointi kirjaskannereilla
• karttojen ja piirustusten suurkuvaskannaus jopa 25m pitkille piirustuksille

Erikoisaineistot vaativat erikoislaitteita ja osaamista, mikä huomioidaan projektin hinnoittelussa.

Tyypillinen hintahaarukka per hyllymetri

Käytännössä arkiston digitoinnin hinta on usein muutamista sadoista euroista noin tuhanteen euroon per hyllymetri.

Hintaan vaikuttavat esimerkiksi:

• dokumenttien määrä ja koko
• valmistelutyön tarve
• metatietojen lisääminen
• OCR-tekstintunnistus
• erikoisaineistot

Siksi tarkka kustannus selviää yleensä arkistokartoituksen jälkeen.

Turvallinen digitointi paikallisesti Vaasassa

Arkistot sisältävät usein luottamuksellista tietoa. Vaasan Micro Copy käsittelee aineistot turvallisesti omissa tiloissaan Vaasassa omalla kalustollaan. Tämä on tärkeää erityisesti julkishallinnolle, taloyhtiöille ja organisaatioille, joiden on huomioitava esimerkiksi GDPR-tietosuojavaatimukset sekä julkisen sektorin arkistointisäännökset.

Yli 45 vuoden kokemus takaa sen, että myös haastavat aineistot – vanhat mikrofilmit, haurastuneet dokumentit tai suurikokoiset piirustukset – voidaan digitoida luotettavasti.

 

Yhteenveto:

Digitointi alkaa kartoituksesta.

Hyllymetri on hyvä tapa arvioida arkiston digitointiprojektin laajuutta ja kustannuksia. Lopullinen hinta riippuu kuitenkin aineiston rakenteesta, teknisistä vaatimuksista ja käsittelytarpeesta.

Vaasan Micro Copy auttaa mielellään arkiston kartoituksessa, jonka perusteella voidaan määrittää kustannustehokas ja turvallinen digitointiratkaisu.

Tutustu palveluihimme tai jätä yhteydenottopyyntö arkistokartoitusta varten.