Kuinka valita sopiva asiakirja-arkiston digitointipalvelu yritykselle
Yritysten arkistot sisältävät valtavan määrän kriittistä tietoa, mutta liian usein se on hajallaan paperimapeissa, mikrofilmeillä tai vaikeasti saavutettavissa olevissa formaateissa. Digitointi on selkeä ratkaisu – mutta miten valita oikea kumppani? Vaasan Micro Copy on auttanut organisaatioita tässä valinnassa jo vuodesta 1980, tarjoten kokemukseen perustuvaa näkemystä ja Kansallisarkiston vaatimukset täyttävää digitointia.
- Varmista osaaminen ja kokemus
Digitointi ei ole pelkkää skannaamista. Erityisesti laajat tai kulttuurihistoriallisesti arvokkaat aineistot vaativat syvällistä osaamista. Kumppanin kokemus näkyy siinä, miten erilaiset aineistot – kuten sidotut kirjat, mikrofilmit tai suurikokoiset piirustukset – käsitellään.
Vaasan Micro Copylla on yli 45 vuoden kokemus vaativista digitointiprojekteista, mikä tuo varmuutta myös haastavien aineistojen käsittelyyn.
- Täyttääkö palvelu Kansallisarkiston vaatimukset?
Erityisesti julkishallinnossa ja säädellyillä toimialoilla digitoinnin tulee täyttää Kansallisarkiston laatuvaatimukset. Tämä kattaa sekä tekniset kriteerit että prosessien laadun.
Käytännössä tämä tarkoittaa esimerkiksi:
- riittävää kuvan tarkkuutta (DPI, dots per inch)
- oikeita tiedostomuotoja, kuten PDF/A pitkäaikaissäilytykseen
- metatiedon hallintaa ja dokumentoitua prosessia
Valitsemalla toimijan, joka hallitsee nämä vaatimukset, varmistat aineiston käytettävyyden myös tulevaisuudessa.
- Kiinnitä huomiota tietoturvaan
Arkisto sisältää usein arkaluontoista tietoa, joten tietoturva ei ole lisäominaisuus – se on perusedellytys. On tärkeää selvittää, missä ja miten aineistoa käsitellään.
Vaasan Micro Copy käsittelee kaikki aineistot tietoturvallisesti Vaasassa omalla kalustolla. Tämä minimoi riskit ja varmistaa, että aineisto pysyy hallitussa ympäristössä koko digitointiprosessin ajan. Lisäksi toiminnassa huomioidaan GDPR-vaatimukset.
- Tarjoaako kumppani kokonaisvaltaisen palvelun?
Digitointi on harvoin yksittäinen toimenpide. Usein se vaatii aineiston kartoitusta, seulontaa ja organisointia ennen varsinaista digitointia.
Avaimet käteen -palvelu säästää aikaa ja resursseja. Vaasan Micro Copy tarjoaa kokonaisratkaisun, joka kattaa koko prosessin aina valmiiden tiedostojen toimitukseen asti.
- Huomioi käytettävyys digitoinnin jälkeen
Digitoinnin arvo syntyy vasta, kun tieto on hyödynnettävissä. Siksi kannattaa varmistaa, että aineisto on:
- haettavissa OCR-tekstintunnistuksen (Optical Character Recognition) avulla
- helposti integroitavissa yrityksen järjestelmiin
- selkeästi jäsennelty ja löydettävissä
Hyvin toteutettu digitointi parantaa tehokkuutta, nopeuttaa päätöksentekoa ja tukee digitaalista transformaatiota.
Yhteenveto: oikea kumppani ratkaisee onnistumisen
Sopivan digitointipalvelun valinta vaikuttaa suoraan siihen, kuinka hyvin yrityksen tieto saadaan käyttöön nyt ja tulevaisuudessa. Kokemus, Kansallisarkiston vaatimusten tuntemus, tietoturva ja kokonaisvaltainen palvelu ovat keskeisiä valintakriteerejä.
Vaasan Micro Copy yhdistää nämä kaikki – yli 45 vuoden kokemuksella ja vahvalla asiantuntemuksella. Ota yhteyttä ja pyydä arkistokartoitus, niin löydämme juuri teidän organisaatiollenne sopivan ratkaisun.
